Een software-implementatie doe je nooit alleen. Zelfs als je, afhankelijk van de grootte van je bedrijf, de implementatie begeleidt, zullen uiteindelijk meerdere collega’s de applicatie gebruiken – zeker als het gaat om essentiële businessapplicaties zoals ERP en CRM. Jij bent overtuigd dat de nieuwe applicatie de organisatie vooruit zal helpen. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen hierin meegaat?
Er spelen vaak meerdere factoren mee wanneer een implementatie succesvol verloopt of niet. Denk aan de wensen in kaart brengen, verwachtingen managen, mandaat én de wijze waarop de organisatie wordt betrokken.
Het is daarom belangrijk om kritisch te kijken naar de voortgang, verwachtingen én interne communicatie. Je hebt een hele organisatie die de nieuwe software gaat gebruiken, en dat brengt vaak een andere werkwijze met zich mee. Het is dus niet alleen belangrijk dat jij, maar ook jouw collega’s meegaan in deze verandering. Heb je een kleine, slagvaardige organisatie? Dan kun je vaak makkelijker grote stappen zetten. Werk je echter in een organisatie waar besluitvorming meer tijd kost? Dan zal je – om een succesvolle livegang te garanderen – een tempo moeten bepalen diede hele organisatie kan bijhouden.
“Een belangrijk aspect van het project was de betrokkenheid van de key users vanaf het begin. Zij waren verantwoordelijk voor het opstellen van de user stories, namen deel aan het testen, en doorliepen value stream voor value stream in het hele proces. Deze nauwe betrokkenheid bleek cruciaal voor het succes van het project, omdat zij ook de eindgebruikers moesten trainen. Hun kennis en betrokkenheid zorgden ervoor dat het project succesvol werd afgerond.” – Saskia Smeele, CIO bij Sdu.
Het is cruciaal om de juiste balans te vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid, zodat de hele organisatie klaar is om de nieuwe software effectief te omarmen vanaf dag één. Dit betekent niet alleen dat processen worden aangepast waar nodig, maar ook dat je communicatiekalender daarop afgestemd is.
Betrek sleutelfiguren vroegtijdig
Identificeer en betrek key-users binnen de organisatie al vroeg in het proces voor het toetsen van de workflows en processen. Deze personen kunnen als ambassadeurs van de verandering fungeren, zorgen voor buy-in bij hun collega’s, en helpen bij het verspreiden van informatie en het beantwoorden van vragen.
Maak gebruik van verschillende communicatiekanalen
Niet iedereen ontvangt informatie op dezelfde manier. Zorg ervoor dat je meerdere kanalen inzet voor je communicatie, zoals e-mail, WhatsApp, Teams, vergaderingen, en fysieke bijeenkomsten. Overweeg ook video-updates voor degenen die liever luisteren of kijken dan lezen.
Creëer een feedbackloop
Een feedbackmechanisme zorgt ervoor dat collega’s hun zorgen, vragen of suggesties kunnen delen. Dit kan een speciale inbox zijn, een online formulier, of zelfs regelmatige check-ins. Actieve feedback helpt om eventuele knelpunten snel te identificeren en aan te pakken.
Pas de boodschap aan per doelgroep
Houd rekening met de verschillende doelgroepen binnen je organisatie en boodschap afgestemd is op de specifieke behoeften en belangen van elke groep. Wat relevant is voor management, is dat misschien niet voor het operationele team.
De aanloop naar go-live
Tijdens een implementatie adviseren we om al vóór de workshop na te denken over hoe je de organisatie gaat betrekken. Kies je ervoor om je eerst volledig te focussen op de implementatie en je collega’s bijvoorbeeld pas een week voor de livegang te informeren over het nieuwe systeem? Of geef je er de voorkeur aan om de interne organisatie periodiek op de hoogte te houden van de voortgang, wat ze kunnen verwachten, en welke voordelen de nieuwe applicatie zal bieden? Misschien overweeg je zelfs een kleine preview of demo te geven. Dit zijn allemaal manieren die je team helpen om zich voor te bereiden op wat er komen gaat – niet alleen het projectteam, maar de gehele organisatie.
Best-practice: betrek je collega’s actief
Laat zien waar je mee bezig bent en manage de verwachtingen van de interne organisatie. De frequentie en manier waarop je dit doet, verschilt natuurlijk per type organisatie. Werk je bijvoorbeeld in een productiebedrijf met tijdelijke arbeidskrachten? Dan is de kans groot dat de informatie en frequentie die je deelt met het kantoorpersoneel anders is dan wat je communiceert naar het team op de productievloer. De nadruk ligt hier op ‘kan’ – jij kent immers jouw organisatie het beste en weet wat het meest effectief is.
Zoek je tips en tricks? Met meer dan 500 succesvolle implementaties op onze naam, delen we graag onze best practices en kijken we samen met jou naar de beste aanpak.
Voorkom weerstand en bied training aan
Om de adoptie van de applicatie te bevorderen en veranderangst te overkomen, is het belangrijk om collega’s gerust te stellen en te voorkomen dat ze in de verdediging schieten. , Dit helpt om de implementatie soepel te laten verlopen. Een effectieve aanpak is om enkele weken voor de go-live duidelijk uit te leggen welke veranderingen eraan komen en welke impact dit mogelijk heeft op hun werkwijze. Zorg er ook voor dat er voldoende trainingsmogelijkheden zijn, zodat iedereen zich zeker voelt in het gebruik van de nieuwe software Zo creëer je draagvlak en zorg je voor een succesvolle overgang naar de nieuwe werkwijze. Stuur daarna een samenvatting per e-mail, inclusief enkele screenshots, zodat iedereen de informatie bij de hand heeft en het op elk moment kan nalezen. Bezoek je collega’s vervolgens nog eens in de week voor de livegang om de laatste status te delen. Op de dag van go-live ben jij uiteraard op de werkvloer aanwezig, klaar om de laatste vragen te beantwoorden en de laatste bouwstenen voor een succesvolle implementatie te leggen.
Niet vergeten:
Vier (ook) de kleine successen
Tijdens de implementatie is het belangrijk om kleine mijlpalen te vieren. Dit houdt de motivatie hoog en helpt om de positieve kanten van de verandering te benadrukken.
Plan een evaluatie na go-live
Zodra de implementatie achter de rug is, is het logisch dat je je pijlen en energie op andere werkzaamheden richt. Maar voor succesvol gebruik is het essentieel om ook enkele weken na go-live een evaluatiemoment in te plannen. Dit helpt om te leren van wat goed ging en om verbeterpunten te identificeren voor toekomstige projecten.
Benieuwd naar de implementatieaanpak van dtnext?
Wil je meer weten over hoe je jouw organisatie optimaal kunt voorbereiden op een software-implementatie? Of ben je op zoek naar specifieke tips en ondersteuning tijdens dit traject? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen zorgen we ervoor dat jouw implementatie een succes wordt!