Een ERP-implementatie verloopt zelden zonder hobbels. In mijn werk als functioneel consultant heb ik geleerd dat het succes van een project vaak niet alleen afhangt van technologie — maar vooral van mensen, processen en verwachtingen.
In deze blog deel ik drie veelvoorkomende valkuilen die ik in de praktijk ben tegengekomen én hoe je ze kunt vermijden en geef ik tips om jouw Business Central-project soepeler te laten verlopen.
1. Te weinig aandacht voor change management
Wat gaat er mis?
Een veelvoorkomende valkuil bij software implementaties is dat de focus vooral ligt op het technische aspect van de software, terwijl de menselijke kant onderbelicht blijft. De nieuwe processen zijn ontworpen, het systeem staat klaar voor gebruik, maar gebruikers blijven vasthouden aan oude werkwijzen. Oude Excel-sheets duiken weer op, vertrouwde routines worden niet losgelaten. Het gevolg: frustratie, lage adoptie en suboptimaal gebruik van het systeem.
Hoe voorkom je dit?
– Betrek (key)-users vanaf het begin, zodat zij zich mede-eigenaar voelen van de verandering.
– Investeer in training, communicatie en begeleiding om onzekerheid weg te nemen en vertrouwen op te bouwen.
– Maak duidelijk waarom de verandering nodig is, niet alleen wat er verandert. Zonder een gedeeld doel of urgentie is draagvlak lastig te creëren.
2. Te veel maatwerk in een te vroeg stadium
Wat gaat er mis?
Bij de overstap proberen bedrijven hun oude processen 1-op-1 over te zetten naar de nieuwe applicatie. Het gevolg is dat er al in een vroeg stadium veel maatwerk wordt gebouwd — met als resultaat een systeem dat moeilijker te onderhouden is, duurder wordt in doorontwikkeling en lastig bij te werken bij toekomstige upgrades. Wat begint als ‘handig maatwerk’ kan op termijn uitgroeien tot een blok aan het been.
Hoe voorkom je dit?
– Start met een fit-gap analyse: wat kan er met standaardfunctionaliteit worden afgevangen, en waar zijn echt aanpassingen nodig?
– Gebruik extensies en add-ons in plaats van maatwerk in de kern van het systeem, zodat je flexibel blijft bij toekomstige upgrades.
– Denk procesgericht, niet systeemgericht: durf bestaande werkwijzen tegen het licht te houden en pas ze aan waar nodig om optimaal gebruik te maken van standaardfunctionaliteit.
3. Geen duidelijke scope of prioriteiten
Wat gaat er mis?
Wat begint als een goed afgebakend project, groeit al snel uit tot een wensenlijst zonder einde. Nieuwe eisen en ‘nice-to-haves’ blijven binnenstromen, waardoor deadlines opschuiven, het team overbelast raakt en de oorspronkelijke doelstellingen uit beeld verdwijnen. Het gevolg: frustratie, focus verlies en een implementatie die langer duurt én meer kost dan gepland.
Hoe voorkom je dit?
– Stel een duidelijke scope vast en bewaak die actief, gedurende het hele project. Zorg dat deze scope realistisch is en gedragen wordt door alle stakeholders.
– Werk in fases: begin met een MVP (Minimum Viable Product) lever eerst de kernfunctionaliteit op die het meeste waarde oplevert.
– Gebruik een change request-proces voor nieuwe wensen. Zo houd je grip op de impact van wijzigingen en voorkom je dat het project uit de hand loopt.
Tot slot
De implementatie van een nieuwe applicatie lijkt vaak complex. Maar met de juiste aanpak kun je veel valkuilen vermijden. Door te investeren in mensen, keuzes te maken op basis van waarde, en focus te houden op het grotere plaatje, vergroot je de kans op een succesvolle livegang aanzienlijk.
Daarnaast maakt het een wereld van verschil om samen te werken met een strategische partner die niet alleen de technologie kent, maar ook begrijpt hoe processen en organisaties werken. Een partner zoals dtnext, met diepgaande kennis van het Microsoft platform – van Business Central tot Customer Engagement en Power Platform – en ervaren (senior) consultants, kan je helpen om sneller tot de kern te komen, betere keuzes te maken en onnodig maatwerk of vertraging te voorkomen. Zo wordt je project niet alleen een technische migratie, maar een echte stap vooruit voor je organisatie.
