Soms loopt software nét even anders dan je verwacht. Misschien krijg je een foutmelding, lijkt iets niet te kloppen in het systeem of heb je gewoon een vraag over hoe iets werkt. Het kan ook zijn dat je een wijziging wilt laten doorvoeren, zoals extra toegang of een aanpassing in een scherm of rapport.
Of je nu een klant bent of een collega: als je een vraag hebt of een incident wilt melden, is het belangrijk om dit duidelijk en volledig te doen. Zo kunnen we je snel en effectief helpen. In deze blog lees je waar je op moet letten bij het melden van een vraag, incident of wijzigingsverzoek, zodat jij snel weer door kunt.
Waarom is een goede melding belangrijk?
Een duidelijke en complete melding zorgt ervoor dat het supportteam of je collega’s direct aan de slag kunnen. Met de juiste informatie hoeven zij niet eerst extra details op te vragen, wat tijd bespaart voor iedereen. Zo wordt je vraag of probleem sneller opgelost.
Gebruik het juiste kanaal
Dien je melding altijd in via het klantportaal, de algemene support e-mail of telefonisch via 085 303 07 82.
Waarom dit belangrijk is: Wanneer je je vraag rechtstreeks naar een individuele collega stuurt, bestaat het risico dat je melding over het hoofd wordt gezien — bijvoorbeeld als diegene afwezig is of je bericht niet direct leest. Via de officiële supportkanalen is er altijd iemand beschikbaar die je melding oppakt en opvolgt. Zo voorkom je vertraging en weet je zeker dat je vraag goed terechtkomt.
Hoe kun jij ons helpen jou beter te helpen?
Met de volgende informatie help je ons om jouw melding snel en goed op te pakken:
Bij een incident
Urgentie en impact
Geef aan hoe dringend het probleem is. Kun je niet verder werken, of is het vooral lastig maar niet blokkerend? En raakt het alleen jou, jouw team of de hele organisatie? Deze informatie helpt ons om de juiste prioriteit te geven aan jouw melding.
Waar gaat het over?
Gebruik een korte en duidelijke titel voor je melding.
💡Tip: Vermijd vage titels zoals “HELP!” of “systeem werkt niet”. Geef liever een titel die meteen duidelijk maakt waar het over gaat, bijvoorbeeld: “Op scherm X geeft actie Y een foutmelding Z”.
Beschrijving van de melding
Geef aan in welke applicatie je tegen het probleem aanloopt.
Geef een duidelijke omschrijving van wat er misgaat. Beschrijf stap voor stap wat je hebt gedaan, waar in de applicatie je was, en wat er niet goed gaat. Geef ook aan wat je verwachtte dat er zou gebeuren.
💡Tip: Hoe specifieker je bent, hoe sneller we het probleem kunnen reproduceren en oplossen.
Bijvoorbeeld: “Ik opende pagina W in menu X, klikte op knop Y. Ik verwachtte dat Z zou gebeuren, maar in plaats daarvan kreeg ik foutmelding A”.
Foutmeldingen of screenshots
Een duidelijke afbeelding van de foutmelding of het probleem helpt ons om het sneller te begrijpen en op te lossen. Voeg daarom altijd een screenshot toe als dat mogelijk is.
💡Tip: Screenshots van het hele scherm (in plaats van alleen de foutmelding) kunnen extra context geven.
Vermeld wanneer het probleem begon
Geef aan sinds wanneer je het probleem ervaart en of er vlak daarvoor iets gewijzigd is aan je systeem of software.
Wat heb je zelf al geprobeerd?
Vermeld kort welke stappen je al hebt ondernomen om het probleem op te lossen. Dit voorkomt dubbel werk en helpt ons sneller tot een oplossing te komen.
Download onze checklist:
Bij een vraag of wijzigingsverzoek
Soms wil je iets aangepast hebben: een veld erbij, een workflow anders, of een rapport op maat. Om te zorgen dat je precies krijgt wat je nodig hebt, is een duidelijk verzoek essentieel. Zo voorkom je heen-en-weer communicatie en versnel je de afhandeling.
Wat wil je weten of veranderen?
Beschrijf duidelijk je vraag of gewenste wijziging. Wat moet er gebeuren én in welk scherm of waar in het proces.
Bijvoorbeeld: “Ik wil dat inkooporders automatisch een notificatie sturen bij leververtraging”.
Waarom wil je dit?
Leg uit wat je ermee wilt bereiken. Wat wil je verbeteren, voorkomen of mogelijk maken?
Hoe werk je nu?
Geef aan hoe het proces of systeem op dit moment werkt in jouw situatie. Wat zijn de beperkingen of belemmeringen.
Hoe zou je idealiter willen werken?
Beschrijf hoe je het liefst zou willen dat het werkt. Wat is voor jou een werkbare of gewenste oplossing? Denk aan veldaanpassingen, integratie, extra rechten of processtappen.
Jouw gewenste go-live datum
Is er een moment waarop de wijziging klaar moet zijn? Bijvoorbeeld vanwege een rapportagedeadline of de start van een nieuwe klant? Geef dit duidelijk aan.
💡Tip: Hoe beter we jouw situatie begrijpen, hoe beter we kunnen meedenken en adviseren.
Klaar om je volgende melding scherp in te dienen?
Gebruik onze tips of download direct de checklist en houd ’m bij de hand voor je volgende vraag of incident. Zo zorgen we er samen voor dat je snel en effectief geholpen wordt.
