In veel organisaties zijn CRM en ERP nog steeds gescheiden werelden, terwijl jouw processen en klanten daar geen rekening mee houden. Microsoft biedt met dual-write een krachtige standaardoplossing om Dynamics 365 Sales en Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) realtime met elkaar te verbinden.
Vooral in omgevingen die (nog) niet zijn overgestapt op het volledige Global Address Book-model, biedt dual-write slimme en praktische mogelijkheden. Maar wat doet dual-write precies? Hoe pak je de configuratie aan, en wanneer is het eigenlijk de beste keuze? In deze blog nemen we je mee in de mogelijkheden én aandachtspunten.
Wat doet dual-write?
Dual-write is een standaard integratielaag van Microsoft die data realtime synchroniseert tussen Dynamics 365 Sales (CE) en F&O. Het zorgt ervoor dat wijzigingen in het ene systeem direct zichtbaar zijn in het andere, zonder dat je hiervoor maatwerk nodig hebt. Door gebruik te maken van standaardconfiguraties voor onder andere adressen, contacten en klantdata, kun je met minimale inspanning maximale consistentie bereiken. Oftewel, vaarwel dubbele invoer, en hallo: soepele processen en betrouwbare, actuele data.
Slimme configuraties binnen Dynamics 365 Sales
1. Postadressen en elektronische adressen:
- Postal Addresses: Bij het koppelen van Dynamics 365 Sales met F&O, kun je ervoor zorgen dat postal addresses automatisch wordt gesynchroniseerd tussen beide systemen. Daarmee worden adreswijzigingen in Sales direct doorgevoerd in F&O. Dit voorkomt fouten en dubbele data-invoer.
- Electronic Addresses: E-mailadressen en telefoonnummers kunnen eveneens automatisch gesynchroniseerd. Dit zorgt ervoor dat communicatiegegevens altijd up-to-date zijn, ongeacht in welk systeem ze worden ingevoerd of bijgewerkt.
2. Contactpersonen:
- Contactbeheer: Door gebruik te maken van dual write, kun je contactgegevens naadloos synchroniseren tussen Dynamics 365 Sales en F&O. Zodra er een nieuw contactpersoon wordt toegevoegd in Sales wordt deze automatisch toegevoegd in F&O. Dit zorgt voor een uniforme klantbeleving en voorkomt dat belangrijke contactinformatie verloren gaat.
- Rolgebaseerde toegang: Configureer welke gebruikers toegang hebben tot bepaalde contactgegevens, afhankelijk van hun rol binnen de organisatie. Dit helpt bij het beschermen van gevoelige informatie en zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke gegevens.
3. Klanten:
- Klantgegevens: Synchroniseer klantgegevens zoals naam, adres, contactinformatie en aankoopgeschiedenis tussen Dynamics 365 Sales en F&O. Zodat alle afdelingen binnen de organisatie toegang hebben tot dezelfde klantinformatie, wat de samenwerking en klanttevredenheid verbetert.
- Klantsegmentatie: Segmenteer op basis van bijvoorbeeld locatie of koopgedrag, en synchroniseer deze informatie in beide systemen, ideaal voor marketing en sales.
4. Leveranciersinformatie (vendors):
- Leveranciersbeheer: Dual write maakt het mogelijk om leveranciersinformatie zoals naam, adres, contactgegevens en leveringsvoorwaarden te synchroniseren tussen Dynamics 365 Sales en F&O. Dit zorgt voor een efficiënte samenwerking met leveranciers en een beter voorraadbeheer.
- Leveranciersprestaties: Je kunt leveranciersprestaties bijhouden en analyseren door gegevens zoals levertijden, kwaliteit van geleverde producten en naleving van contractvoorwaarden te synchroniseren tussen beide systemen. Dit helpt bij het identificeren van betrouwbare leveranciers en het verbeteren van de inkoopprocessen.
De voordelen van dual-write
- Realtime synchronisatie: Informatie wordt direct gespiegeld tussen Sales en F&O.
- Efficiëntie: Minder handmatig werk en minder kans op fouten.
- Consistente gegevens: Eén waarheid voor klant- en leveranciersinformatie.
- Standaard ondersteund: Dual-write wordt actief onderhouden en ondersteund door Microsoft.
Belangrijk om te overwegen: dual-write is niet altijd plug-and-play
Hoewel dual-write krachtige standaardintegratie biedt, is het belangrijk om rekening te houden met je datamodel en IT-architectuur. Zo is dual-write in standaardomgevingen vaak dé juiste keuze. Maar in meer complexe of aangepaste scenario’s kan een cloud-native alternatief zoals Logic Apps een betere fit zijn.
Zo werkt F&O steeds vaker met het zogeheten Global Address Book-model, waarin relaties complexer worden opgezet. Denk: één contactpersoon die actief is bij meerdere bedrijven. Sales (CE) werkt standaard niet met dat model, wat bij geavanceerde implementaties migratievraagstukken kan opleveren. In zulke gevallen kan dual-write extra configuratie vergen of minder geschikt zijn. Een alternatief kan dan Azure Logic Apps zijn. Meer weten? Lees onze eerdere blog: “Biedt dual-write nog uitkomst als CRM niet draait op het Global Address Book?”
Hulp nodig bij het kiezen of implementeren van de juiste integratieoplossing?
Neem contact met ons op, we helpen je graag met advies op maat.
