Het regelmatig updaten van software is cruciaal voor het optimaliseren van prestaties, het verbeteren van de beveiliging en het toevoegen van nieuwe functies. Toch kan het vooruitzicht dat de bedrijfsapplicatie geüpgraded moet worden, als een donderwolk boven je hoofd hangen. De horrorverhalen over verloren data, gebruikers die zich wezenloos zoeken in de nieuwe versie of urenlange downtime.
Maar het goede nieuws: de meeste upgrades verlopen soepel. De sleutel tot succes? Een goede voorbereiding. Zo kun je potentiële problemen vroegtijdig signaleren en je team klaarstomen voor de veranderingen. We delen 8 praktische tips voor een succesvolle software-upgrade, of je nu een kleine onderneming hebt of een grote organisatie runt.
1. Releasenotes & beschikbare documentatie
Eén van de makkelijkste manieren om inzicht in de vernieuwde oplossing te krijgen is via de releasenotes en eventuele aanvullende documentatie. Deze documenten bevatten waardevolle informatie over nieuwe functies, veranderingen, en belangrijke wijzigingen die van invloed kunnen zijn op je bestaande workflows.
2. Wat is er nieuw
Bij een upgrade krijgt je softwareoplossing vaak een facelift. Een nieuwe look & feel, waarbij in sommige gevallen de knoppen nét op een andere plek zitten. Dat is zeker in het begin even wennen. Maar wat vaak niet verandert, zijn de termen en begrippen. Daardoor kun je de focus leggen op wat er wél gewijzigd is en de nieuwe functionaliteiten in de applicatie.
Voorbeeld: Bankafschriften inlezen
Met de ‘oude’ werkwijze moet je vaak bankafschriften handmatig inlezen door de factuur en betaling handmatig matchen. In de nieuwste software kan Copilot de herkenning hiervan voor je oppakken.
3. Maak een back-up van kritieke gegevens
Vanaf het moment dat je live gaat met de nieuwe versie moet de operatie zonder problemen doorlopen. In het kader ‘better safe than sorry’ is een back-up van je kritieke gegevens niet alleen een slimme zet, maar ook een noodzaak. Onvoorziene problemen zoals technische storingen of incompatibiliteit kunnen leiden tot dataverlies. Door vooraf een betrouwbare back-up te creëren, waarborg je de continuïteit van je bedrijfsvoering en bescherm je je waardevolle informatie.
4. Bereid je data voor
Bij de overstap naar de nieuwe versie wil je natuurlijk niet helemaal opnieuw beginnen. Gedurende de jaren is er een schat aan gegevens verzameld, zoals klant-, en prijssafspraken en de financiële boekhouding. Daarom hanteren we een duidelijke, drie-stappenstrategie voor een soepele upgrade:
Geautomatiseerde data-overdracht
Wij zorgen ervoor dat alle benodigde data, inclusief masterdata management, via Configuratiemanagement wordt overgezet. De data-overdracht gebeurt stap voor stap, zodat je deze niet handmatig hoeft te beheren. Dit garandeert een soepele overgang. Bovendien blijft de data in Dataverse beschikbaar.
Overzetten van transactionele data
Naast de masterdata richten we ons ook op operationele transactionele data, zoals openstaande posten, inkooporders, verkooporders en facturen. We zorgen ervoor dat deze gegevens op een efficiënte manier worden overgezet, zodat je werkzaamheden naadloos kunnen doorgaan.
Historische statistieken
Ten slotte zorgen we ervoor dat alle statistische data, die inzicht biedt in jouw historische prestaties, ook worden overgezet. Dit stelt je in staat om trends en analyses voort te zetten, waardoor je een compleet beeld van jouw bedrijfsvoering behoudt.
Historische data behouden?
Wil je toegang houden tot je historische transacties? Dan zijn er standaard twee opties beschikbaar.
1. Je kunt de oude omgeving behouden als ‘read-only’.
2. Een andere optie is om in Dataverse historische tabellen te maken, waarin de gewenste gegevens worden opgeslagen en beschikbaar blijven.
Op deze manier blijf je toegang houden tot al je data.
5. Werk nauw samen met de consultant
Vanzelfsprekend heb jij de meeste kennis van jouw bedrijfsprocessen, en toch kan een frisse (externe) blik helpen om het proces verder te stroomlijnen. Onze consultants kennen de mogelijkheden van de software als hun broekzak en kunnen waardevolle inzichten en best practices vanuit de branche met je delen.
Door samen de processen in kaart te brengen en de doelstellingen duidelijk op papier te zetten, leg je een sterke basis voor de upgrade. Onze consultant zal periodiek met je samenzitten om de voortgang te bespreken, zodat je de kans krijgt om eventuele zorgen aan te kaarten en eisen te verduidelijken.
6. Plan de upgrade & informeer je team en klanten over (mogelijke) downtime
Essentieel voor de voorbereiding is het prikken van een datum voor de upgrade. Vanzelfsprekend vindt de planning hiervan in overleg met jouw bedrijf plaats, zodat we voorkomen dat de upgrade tijdens het piekseizoen plaatsvindt. Gedurende de upgrade is de applicatie vaak kort offline, waardoor collega’s tijdelijk niet kunnen inloggen. Dit betekent ook dat bestellingen vanuit de webshop en automatische communicatie via EDI gepauzeerd worden.
Tip: Maak een to-do-lijst met alle actiepunten ter voorbereiding van de upgrade, waaronder het informeren van je collega’s, klanten en leveranciers. Geldt er een nieuwe proceswijziging? Voeg deze dan gelijk toe als informatiepunt.
7. Testen, testen, testen:
Voordat je live gaat met een nieuwe softwareversie, is grondig testen van essentieel belang om te verzekeren dat alle functies correct werken. Met de testscenario’s van dtnext wordt al 80% van de functionaliteiten afgedekt. De overige 20%, namelijk de specifieke inrichting, moet echter door jou worden getest, omdat jij je proces het beste kent. Jij speelt daarom een cruciale rol in het testen, zeker wanneer er wijzigingen zijn in de gebruikersinterface of workflows die je manier van werken kunnen beïnvloeden. Door vooraf te testen, draag je bij aan het waarborgen van zowel je proces als de gebruikerservaring.
8. Dag van go-live
Na alle voorbereidingen is het zover: de dag van de go-live. Op deze dag is het cruciaal om te controleren of de software correct is geïmplementeerd en een laatste check uit te voeren om te bevestigen dat de kernfunctionaliteiten en integraties naar behoren werken.
Onze tip: Plan deze dag zo min mogelijk vol met andere activiteiten. dtnext zorgt ervoor dat er back-ups van het huidige systeem zijn en heeft een supportteam klaarstaan om eventuele issues snel te verhelpen.
Benieuwd naar meer tips?
Binnenkort delen we de dtnext-upgrade-checklist. Voor die tijd al vragen? Neem contact met ons op.