De keuze voor dé nieuwe applicatie is gemaakt. De volgende stap: de implementatie. Maar hier komt veel meer bij kijken dan simpelweg het vervangen van het oude systeem. Bedrijfsprocessen worden opnieuw beoordeeld en nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd. Ondertussen draait de dagelijkse operatie onverstoorbaar door. Het is dus alle hens aan dek.
Een succesvolle implementatie draait niet alleen om nieuwe functies en features, maar vooral om de introductie van een nieuwe manier van werken. En juíst dat vraagt om de nodige aanpassingen en is bepalend voor een geslaagde adoptie. De juiste ondersteuning en duidelijke communicatie zijn daarbij onmisbaar. Maar wat zijn nu de belangrijkste ingrediënten voor een soepele implementatie? Wij hebben de 5 pijlers voor je op een rij gezet, stappen die cruciaal zijn tijdens het implementatietraject.
1. Adoptie: zorg voor herkenbaarheid
Onbekend maakt onbemind. Daarom is weerstand van gebruikers één van de grootste obstakels bij de introductie van nieuwe software. Om deze weerstand te minimaliseren, is het cruciaal dat de software herkenbaar en gebruiksvriendelijk is. Dan hebben we het niet alleen over de look & feel, maar ook dat de nieuwe software moet aansluiten bij de bestaande processen en informatie waarmee gebruikers vertrouwd zijn. Een geleidelijke overgang waarin de nieuwe software gemakkelijk herkenbaar en intuïtief aanvoelt, stimuleert de adoptie en bevordert een vlotte implementatie.
2. Zorg voor voldoende kennis
Kennis is de sleutel tot een succesvolle software implementatie. Gebruikers moeten goed getraind worden en toegang hebben tot voldoende ondersteuning. Een gedetailleerd opleidingsplan, afgestemd op verschillende gebruikersgroepen, is essentieel. Dit kan variëren van hands-on training voor dagelijkse gebruikers tot diepgaande technische workshops voor systeembeheerders.
Het investeren in kennisontwikkeling voorkomt niet alleen frustraties tijdens het gebruik van de nieuwe software, maar vergroot ook de betrokkenheid van medewerkers. Hoe competenter zij zich voelen in het gebruik van het systeem, hoe meer ze de waarde ervan zullen inzien.
Naast de gebruiker
In aanloop naar de uitrol van Business Central voor een grote Nederlandse drukkerij met 8 locaties, verzorgde dtnext per locatie basistrainingen voor gebruikers van verschillende afdelingen, zoals finance, customer support, inkoop, verkoop en operators. Deze trainingen boden inzicht in de software en de belangrijkste functionaliteiten, afgestemd op de specifieke rol van elke medewerker. Dankzij deze “knoppentraining” waren de medewerkers vanuit hun eigen rol binnen het bedrijfsproces goed voorbereid op de livegang en konden zij de software vanaf dag één effectief gebruiken.
3. Documenteer: zet alle workflows en stappen op papier
Een duidelijk gedocumenteerd proces is een absolute must-have voor een succesvolle software implementatie. Door de workflows en stappen binnen het systeem te documenteren, creëer je een handleiding voor (toekomstige) gebruikers. Dit helpt bij het oplossen van problemen, het opsporen van inefficiënties en biedt een naslagwerk wanneer nieuwe medewerkers getraind moeten worden.
Zorg ervoor dat de documentatie begrijpelijk en toegankelijk is. Dit betekent dat je niet alleen technische details opneemt, maar ook praktische instructies die aansluiten bij de dagelijkse manier van werken. Deze documentatie moet ook regelmatig worden bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het in lijn blijft met nieuwe updates of aanpassingen aan het systeem.
4. Bouw een projectteam: voorkom dat alle verantwoordelijkheid bij één collega ligt
Het implementeren van software is een complex proces dat vraagt om de inspanning van meerdere personen. Hoewel een projectleider van groot belang is, is het essentieel om een team samen te stellen dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de implementatie. Dit bevordert niet alleen voor de samenwerking en communicatie, maar vermindert ook het risico dat het project stilvalt wanneer één persoon uitvalt.
Moeten meerdere afdelingen met de nieuwe applicatie werken? Dan bestaat een goed projectteam uit leden van de verschillende afdelingen, zodat elke afdeling vertegenwoordigd is in het implementatieproces. Dit zorgt ervoor dat de specifieke behoeften van elke afdeling erkend en geïntegreerd in het nieuwe systeem. Door verantwoordelijkheden binnen het team te verdelen, blijft het project veerkrachtig, zelfs bij onverwachte gebeurtenissen.
5. Vrijspelen van key-users: focus op de implementatie
Eén van de grootste uitdaging tijdens een software implementatie is het vrijmaken van key-users. Dit zijn vaak de medewerkers die cruciaal zijn voor de dagelijkse operatie — zij kennen immers het proces door en door — en spelen tegelijkertijd een essentiële rol in het testen, evalueren en gebruiken van het nieuwe systeem.
Zorg ervoor dat deze key-users de ruimte krijgen om zich te concentreren op het implementatieproces, zonder dat ze worden afgeleid door hun dagelijkse verantwoordelijkheden. Dit kan betekenen dat ze tijdelijk minder operationele taken op zich nemen.
Daarnaast bevordert een specifieke werkruimte tijdens projectdagen de focus, omdat ze letterlijk van de werkvloer wegstappen. Door deze medewerkers te ontlasten van operationele taken, zorg je voor een vlotter en effectiever implementatieproces.
Aan de slag
Met deze vijf pijlers als fundament ben je goed op weg naar een succesvolle software implementatie. Wil je zeker zijn van een soepele overgang en optimaal gebruik van de nieuwste technologie? Onze ervaren consultants staan klaar om je te ondersteunen bij elke stap van het implementatietraject. Neem vandaag nog contact met ons op.