Van Excel naar inzicht: hoe Limako digitale grip kreeg op handel en documentatie
Limako is al ruim 55 jaar actief in de internationale suikerhandel. Als verbindende schakel tussen de Europese markt en afnemers wereldwijd levert het bedrijf witte suiker, importeert ruwe rietsuiker en speelt het flexibel in op klantspecifieke eisen. Limako is geen standaard commodity trader. Wat het bedrijf onderscheidt, is haar vermogen om complexiteit te omarmen – met kleine lot sizes, specifieke verpakkingen, uiteenlopende bestemmingseisen en maatwerkdocumentatie.
Maar die kracht – flexibiliteit en klantspecifiek werken – stelt hoge eisen aan de interne organisatie en IT-ondersteuning. De oude situatie, met SAP als basis en een lappendeken aan losse applicaties, voldeed steeds minder. Voor een organisatie die afhankelijk is van precisie, compliance en snelheid, was digitalisering geen luxe maar een noodzaak.
ERP als fundament – met Dycotrade als implementatiepartner
Limako koos voor de commodity ERP-oplossing van Dycotrade – gebouwd op Microsoft Dynamics 365 F&SCM. Die keuze kwam niet vanzelf. Moederbedrijf Cosun werkt immers met SAP, dus vroeg het interne overtuigingskracht om van dat pad af te wijken. Hoewel Limako oorspronkelijk met SAP werkte, maakte het bedrijf eerst de overstap naar Microsoft Dynamics 2012. Een paar jaren later volgde de upgrade naar Dynamics 365 F&SCM, als onderdeel van een bredere moderniseringsslag.
“SAP kan een perfecte oplossing zijn voor productiebedrijven, maar wij zijn een handelsbedrijf. F&SCM in combinatie met Dycotrade bood de beste fit voor onze processen. Niet alleen qua functionaliteit, maar ook qua visie op toekomstige groei.”
Daniel Kerhof, Managing Director bij Limako
De nieuwe ERP-omgeving bracht structuur, grip en standaardisatie. Maar Limako wist ook: een standaard ERP-systeem dekt veel, maar niet alles. Zeker niet in een handelssituatie zoals die van hen, waar last-minute wijzigingen, specifieke documentstromen en klantspecifieke condities eerder regel dan uitzondering zijn.
De rol van dtnext: flexibiliteit in het Microsoft-platform
Daar kwam dtnext in beeld. Als technologiepartner gespecialiseerd in oplossingen binnen het Microsoft-ecosysteem hielp dtnext om functionaliteiten te ontwikkelen die niet in het ERP pasten – maar wél cruciaal zijn voor de operatie. Wat begon als een oriënterend gesprek, groeide uit tot een intensieve samenwerking.
Daniel vervolgt, “consultant Jan-Frederik van dtnext wist de uitdaging direct te vertalen naar een heldere oplossing. Dat gaf vertrouwen. Want als iemand in het eerste gesprek al een oplossing kan schetsen voor een complex probleem, weet je: deze snapt het.”
Tools die werken zoals Limako werkt
In het verlengde van de ERP-implementatie ontstond behoefte aan aanvullende digitale ondersteuning op twee cruciale vlakken: handelscalculaties en documentbeheer. Niet omdat het ERP tekortschoot, maar omdat Limako’s manier van werken vraagt om snelheid, precisie en directe aansluiting op de praktijk.
Zo vonden voorcalculaties – een dagelijkse taak voor traders – voorheen grotendeels plaats in Excel op basis van handmatig ingevoerde data. Dat maakte het lastig om scenario’s betrouwbaar door te rekenen of om achteraf te analyseren waar marges wel of niet gerealiseerd werden.
dtnext ontwikkelde voor Limako een calculatie-app in Power Apps, volledig geïntegreerd met F&SCM. Traders werken nu met actuele stamgegevens, waarbij calculaties direct worden gekoppeld aan fysieke contracten en automatisch worden vastgelegd. Via Power BI zijn resultaten direct inzichtelijk. Dat geeft grip op de deal én waardevolle inzichten voor toekomstige transacties.
Minstens zo belangrijk was het stroomlijnen van het documentbeheer. In de internationale handel draait het vaak om papier: documenten zijn niet slechts formaliteit, ze bepalen of goederen wel of niet het land binnenkomen. Limako levert wereldwijd, met bestemmingen variërend van IJsland tot Sierra Leone – en allemaal met hun eigen juridische en logistieke eisen.
De oude werkwijze, gebaseerd op Excel-templates, leidde soms tot fouten en onduidelijkheid. Samen met extern logistics engineer Bart Ouwehand keken Limako en dtnext naar de kernvraag: wat is de échte behoefte, en hoe halen we zoveel mogelijk uit het bronsysteem zonder flexibiliteit te verliezen?
Op basis van deze input ontwikkelde dtnext een documentgenerator die deze complexiteit vertaalt naar eenvoud. Met orderdata uit het ERP genereert het systeem automatisch de juiste documentensets, afgestemd op de specifieke vereisten per bestemming. De output is actueel, uniform en direct gearchiveerd. Daniel vult aan, “wat voorheen in het hoofd van een medewerker zat, zit nu in het systeem. Dat maakt ons minder kwetsbaar én veel efficiënter.”
De impact: versterken waar Limako al sterk in is
De toegevoegde waarde van deze oplossingen zit niet alleen in wat ze bieden, maar juist in wat ze wegnemen: handwerk, fouten, vertraging en afhankelijkheid van individuen. Het resultaat is meer rust, meer grip, en meer ruimte voor klantgericht maatwerk – de echte kracht van Limako.
Dankzij de digitale ondersteuning kan het team nu sneller schakelen zonder concessies te doen aan kwaliteit of compliance. Data is betrouwbaar, output is gestandaardiseerd, en inzichten zijn direct beschikbaar.
“Bij ons zit de kracht in mensen. Wat dtnext heeft gedaan, is zorgen dat die mensen het beste uit zichzelf kunnen halen – met slimme tools die gewoon werken.”
Next steps: consolideren, evalueren, en dan verder
De grote bouwstenen staan. De komende periode focust Limako op het consolideren van processen, het ophalen van feedback uit de organisatie en het maken van gerichte keuzes voor vervolgstappen.
Daniel voegt toe, “We willen blijven ontwikkelen, maar wel gericht. Wat helpt ons écht vooruit? Wat maakt ons beter, sneller, slimmer? Niet alles hoeft tegelijk, maar stilstand is geen optie. “
Limako’s tips voor een succesvolle aanpak
• Weet wat je wilt – én waarom
• Blijf dicht bij de standaard, en bouw indien nodig een laag eroverheen
• Kies een partner die jouw business snapt – niet alleen de software
• Draagvlak is alles – je mensen maken het verschil
“We zouden zonder aarzeling weer voor dtnext kiezen. Omdat ze snappen waar het écht om draait: mensen, processen, en de juiste technologie daar naadloos op laten aansluiten.”