We streven er allemaal naar om ons werk slimmer te doen, niet harder. Gelukkig biedt Power Automate een krachtige oplossing om repetitieve en handmatige taken te automatiseren, zodat je meer tijd hebt voor de zaken die er écht toe doen. In combinatie met Business Central kun je eenvoudig automatische workflows creëren die reageren op specifieke gebeurtenissen, zoals het blokkeren of deblokkeren van een klant. Dit voorkomt dat medewerkers handmatig moeten ingrijpen en verhoogt de efficiëntie van dagelijkse bedrijfsprocessen. Hoe richt je dit eenvoudig in? We nemen je stap voor stap mee hoe je je werkstromen in Business Central kunt vereenvoudigen.
Aan de slag met Power Automate
Power Automate is een oplossing die het mogelijk maakt om acties automatisch uit te voeren op basis van vooraf bepaalde triggers. In Business Central zijn er verschillende business events beschikbaar die je kunt koppelen aan andere systemen, zoals Power Automate, om automatisch processen te starten.
Een flow kan zowel handmatig worden gestart als op basis van een specifiek event in het systeem. Bijvoorbeeld automatisch een mail sturen als een taakwachtrij een foutmelding geeft.
Automatiseren zonder aanpassingen in Business Central
Met Power Automate kunnen extra acties worden uitgevoerd zonder dat er aanpassingen in Business Central nodig zijn. Zelfs bij een nieuwe versie van Business Central blijven de geconfigureerde flows gewoon werken, zodat je zeker weet dat jouw processen soepel verlopen. Het mooiste is, je ook als klant zelf je flows kunt instellen en beheren.
Voorbeeld: automatiseren van taakwachtrijberichten
In Business Central worden taakwachtrijposten gebruikt om gegevens automatisch te verwerken. Het kan echter voorkomen dat er problemen ontstaan, waardoor een periodiek proces een Error-status krijgt. Dit vereist dat je de taakwachtrij handmatig moet controleren en actie onderneemt.
In de huidige versie van Business Central is het echter mogelijk om automatisch een mail te ontvangen op het moment dat de taakwachtrij in de Error-status komt. De flow die hieronder wordt ingesteld, wordt ingesteld voor het specifieke bedrijf.
Automatiseer taakwachtrijberichten in 6 stappen met Power Automate
De instellingen kunnen als volgt worden ingesteld:
Stap 1: Ga naar de “Taakwachtrijposten” in Business Central.
Stap 2: Selecteer de optie “Taakwachtrijberichten automatiseren”. Hiermee wordt Power Automate opgestart om een nieuwe flow aan te maken. Kies vervolgens onderstaand sjabloon:
Stap 3: In het volgende scherm kun je de naam van de stroom aanpassen. Klik daarna op “Volgende”.
Stap 4: Vervolgens wordt er gevraagd om eventueel een CC-mailadres op te geven. Vul dit in als je dit wilt en klik vervolgens op “Stroom maken”.
Stap 5: Zodra de flow is aangemaakt, verschijnt de melding ’Werkstroom is toegevoegd’.
Stap 6: De flow is nu actief. Wil je deze aanpassen, dan kun je dit doen door de optie “Power Automate” te selecteren bij de taakwachtrijposten.
Meer weten of hulp nodig?
Als je meer wilt weten over de mogelijkheden van Power Automate in combinatie met Business Central of als je hulp nodig hebt bij het opzetten van flows, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Ons team staat klaar om je te ondersteunen en samen te werken aan het stroomlijnen van jouw bedrijfsprocessen.
