Heb je ooit uren verspild aan het zoeken naar dat ene document in de je SharePoint-bibliotheek? Of je nu 300 of 300.000 documenten hebt opgeslagen, het vinden van de juiste informatie kan soms een flinke klus zijn.
Hoe strak je mappenstructuur in Sharepoint ook is opgebouwd – het vinden van de juiste informatie kan soms flink wat tijd in beslag nemen. En hoewel Sharepoint een gebruiksvriendelijke en toegankelijke tool is – kent het zijn beperkingen. Je kunt bijvoorbeeld wel zoeken op de titel van het document, maar niet op de exacte inhoud van documenten. Hierdoor kan het vinden van het juiste document langer duren dan je zou willen. Het gevolg? Tijdverlies of collega’s geven het zoeken naar het document op waardoor werk dubbel wordt gedaan of gaan met een verkeerde versie aan de slag.
Ontdek de kracht van Copilot
Dit is waar Copilot om de hoek komt kijken. Met Copilot hoef je niet langer door eindeloze mappen te scrollen. Stel simpelweg een vraag, zoals “Hoe maak ik een salescontract aan?” en Copilot geeft je niet alleen het antwoord, maar ook het bijbehorende document waarin die informatie staat. Of je nu 50 of 5.000 documenten hebt, Copilot doorzoekt binnen enkele seconden je hele library, van stappenplannen tot beleidsdocumenten.
Snel antwoord op gebruikersvragen
‘Welke stappen moet ik doorlopen als ik een nieuwe klant aanmeld? Welke template kan ik gebruiken voor mijn presentatie?’ Een aantal gebruikersvragen die Copilot moeiteloos kan beantwoorden. Hierdoor garandeer je dat iedereen binnen je organisatie altijd de juiste informatie gebruikt, zonder onnodige vertragingen.
Bescherm gevoelige informatie en voorkom dat iedereen alle documenten kan inzien
Natuurlijk zijn er situaties waarin bepaalde documenten niet voor iedereen binnen je organisatie toegankelijk zijn. Geen probleem, Copilot houdt rekening met de specifieke autorisaties van gebruikers binnen het Microsoft-account. Als je geen toegang hebt tot bepaalde mappen of documenten, zal Copilot die informatie niet weergeven. Dit zorgt voor een veilige en betrouwbare zoekervaring.
Heb je veel documenten en wil je informatie eenvoudig toegankelijk maken? Copilot zorgt ervoor dat niemand meer door talloze documenten hoeft te klikken. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar ook de efficiëntie binnen je organisatie.
Verder dan Sharepoint: koppel meerdere bronnen
Stopt het bij Sharepoint? Verre van, out-of-the-box biedt Microsoft de mogelijkheid om verschillende datatsources toe te voegen. En dat stopt niet bij enkel Microsoft-producten. Of je organisatie nu gebruikmaakt van SAP, Twillio of zelfs een website, je kunt eenvoudig koppelingen maken om informatie op te halen. Zo hebben je collega’s altijd toegang tot de meest relevante en up-to-date informatie.
Embed Copilot in in Teams en Microsoft Dynamics
Wil je Copilot nog verder integreren? Embed Copilot in Teams, zodat veelgestelde vragen direct worden afgehandeld en je je kunt focussen op complexere kwesties. Of voeg Copilot toe aan je Microsoft Dynamics omgeving, bijvoorbeeld in Business Central, Finance & Business Operations of Customer Engagement. Een tegel op je dashboard maakt Copilot toegankelijk met één druk op de knop.
Hoe begin je?
Voordat je van start gaat, is het slim om de meest gestelde vragen te definiëren en te bepalen in welke bronnen deze informatie te vinden is. Naarmate je meer ervaring opdoet, kun je dit uitbreiden met nieuwe vragen en queries. Op basis van deze definities en beschikbare informatiebronnen geeft Copilot dan suggesties die de gebruiker je verder helpen.
Tip: begin met een duidelijk afgebakend pad en verfijn dit op basis van de kennis die je opdoet.
Beschikt jouw organisatie over een library van 1000+ documenten én wil je de personalisatie nog sterker inzetten? Dan biedt Azure Open AI de tool die je zoekt.
Smaakt dit naar meer?
De mogelijkheden van custom Copilot zijn eindeloos. Ben je nieuwsgierig naar de technische kant van Copilot? Of wil je meer weten over de mogelijkheden? Houd dan onze blog in de gaten. We delen regelmatig praktische tips en updates om het meeste uit Copilot te halen.
Wil je direct aan de slag of heb je vragen? Neem contact op met Thijs van Haren voor meer informatie.