Documenten vormen de basis van contracten en leveringen—maar hoe zorg je ervoor dat ze altijd voldoen aan klantspecifieke eisen? Want met welk ERP-systeem je ook werkt, het delen van de juiste documenten is een cruciaal onderdeel van het proces. Dit kan digitaal of per post. En elke klant stelt zijn eigen eisen aan deze documenten. Een complete set bij een levering kan bijvoorbeeld bestaan uit wel 15 documenten, zoals een “Certificate of Conformity”, “Certificate of Health”, pakbonnen, laadinstructies, facturen en meer.
Maar hoe flexibel is jouw ERP-systeem eigenlijk als het gaat om het klantspecifiek maken van documenten? Zowel Microsoft Dynamics 365 Business Central als Finance bieden de mogelijkheid om documententemplates in te stellen. Toch blijkt het aanpassen en klantspecifiek maken van documenten vaak een tijdrovende klus te zijn. Bovendien druist het in tegen de principes van Microsoft: “keep the core as is, extend with Power Platform”.
Daarom hebben we de Output Management App ontwikkeld, een Power Platform oplossing, waarbij het mogelijk is om een volledig configureerbare set aan documenten en templates te maken en te beheren. Deze oplossing maakt het mogelijk om de benodigde documenten voor een sales– of purchase contract automatisch te genereren.
De gegenereerde documenten worden opgeslagen in SharePoint, waarbij een link naar de bijbehorende SharePoint documentenset vervolgens in het ERP wordt opgeslagen.
Beheer van documenttemplates
Het beheer van de templates gebeurt via een Model Driven App: de Output Management App. Deze app biedt een naadloze integratie met Business Central of Finance.
Per klant kan je als gebruiker vastleggen welke elementen additioneel moeten worden gebruikt in de documenten, elementen die niet in het bronsysteem beschikbaar zijn. Zoals bijvoorbeeld een standaard aanhef, extra leveringsinformatie, bijzondere voorschriften die vermeld moeten worden afhankelijk van het land waar de klant zich bevindt.
Vervolgens kan je per template aangeven welke velden van Business Central moeten worden gebruikt en welke custom elementen aan de documenten moeten worden toegevoegd.
Output management
Met de app kunnen gebruikers de gegenereerde documenten in een preview bekijken. Als het resultaat naar wens is, kunnen de documenten eenvoudig per mail worden verstuurd. Ondertussen worden de documenten automatisch op SharePoint opgeslagen en wordt Business Central bijgewerkt met de laatste informatie.
Voordelen
Met de Output Management App kan elke Business Central of Finance klant op een intuïtieve en gebruiksvriendelijke wijze een complete Output Management oplossing in huis halen die naadloos integreert met het ERP-pakket.
Naadloze integratie & beveiliging
- Integratie met ERP: Zowel de Output Management oplossing als de ERP omgeving zijn op Dataverse gebaseerd. Rechten en rollen worden automatisch overgenomen en gesynchroniseerd, waardoor de gebruikerservaring consistent en veilig blijft.
- Bepaal zelf de autorisaties: Ook kan de beveiliging zo worden ingesteld, dat als er meerdere ondernemingen of vestigingen in één installatie van Business Central worden bijgehouden, dat per vestiging of onderneming de toegang tot de app en het output management kan worden ingeregeld.
Ontdek de kracht van de Output Management App
Wil je meer weten of direct aan de slag met de Output Management App? Neem contact met ons op voor een demo – onze experts laten je graag zien hoe het werkt!
