Yama bouwt met Business Central aan een toekomstbestendige digitale basis
Een nieuwe digitale basis voor een smaakmaker met historie
Yama is al ruim zestig jaar een bekende naam in de wereld van Aziatische foodproducten. Wat begon met de introductie van Kikkomansojasaus in Nederland, groeide uit tot een familiebedrijf dat inmiddels door de derde generatie wordt geleid. Met het Japanse DNA als stevige basis levert Yama authentieke producten, hoogwaardige ingrediënten en verrassende foodconcepten aan restaurants, groothandels, retail en de levensmiddelenindustrie.
Yama combineert haar rijke historie moeiteloos met een frisse, ondernemende blik op de toekomst. Zo zijn productinnovaties en smaaktrends zeer belangrijk. Daarnaast heeft Yama oplossingen die bijdragen aan gezondere voeding, zoals bijvoorbeeld zoutreductie in kant-en-klaarmaaltijden.
De uitdaging: een systeem dat niet meer paste bij de groei en eisen van vandaag
Yama werkte lang met hetzelfde ERP-systeem. Enkele jaren geleden kwam daar een einde aan: het systeem werd niet langer ondersteund en sloot steeds minder goed aan op de eisen van de organisatie. Vooral op het gebied van wetgeving, voedselveiligheid, traceerbaarheid, rapportages en datakwaliteit werd duidelijk dat een nieuwe basis nodig was.
Het management realiseerde zich dat Yama een nieuwe koers moest varen. Hiervoor was een breed draagvlak nodig binnen de organisatie, maar ook doorzettingsvermogen en een nauwe samenwerking tussen de afdelingen. Om dit te realiseren werd een team opgezet van ervaren en toegewijde medewerkers. Eén van hun grootste uitdagingen was de complexiteit van de organisatie.
Yama bedient verschillende klantgroepen: restaurants en groothandels met Aziatische producten, toepassingen en foodconcepten, en daarnaast de levensmiddelenindustrie met ingrediënten, contracten en strikte kwaliteitseisen. Om die uiteenlopende processen goed te ondersteunen, was een toekomstbestendig ERP-platform nodig dat meer grip gaf op data, processen en samenwerking.
De keuze voor Business Central en dtnext
De keuze viel op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Tijdens het traject bleek echter dat de samenwerking met de eerste implementatiepartner onvoldoende aansloot bij de cultuur en manier van werken van Yama. Onder hoge tijdsdruk werd daarom overgestapt naar dtnext, met één duidelijke doelstelling: live gaan per 1 januari 2023.
Die overstap vroeg om snelheid, scherpte en vertrouwen. dtnext bracht structuur in het traject en dacht actief mee over wat nodig was om de basis op tijd neer te zetten. Niet door alles tegelijk te willen oplossen, maar door te focussen op de kernprocessen die nodig waren om de organisatie draaiend te houden.
“We hadden een duidelijke deadline en moesten snel schakelen. dtnext bracht rust en structuur in het traject, zonder de praktische realiteit uit het oog te verliezen. Daardoor konden we focussen op wat écht nodig was om live te gaan. Wat ik prettig vond aan de samenwerking, was dat de insteek nooit was om lijstjes af te vinken, maar om samen problemen op te lossen.” – Christine Rodrigues, Yama
Een implementatie onder hoge tijdsdruk
De implementatie was intensief. De livegang werd twee keer uitgesteld en 2023 werd vooral een overgangsjaar waarin de organisatie moest wennen aan een nieuwe manier van werken. Technisch lag er een nieuwe basis, maar de grootste uitdaging zat niet alleen in het systeem. Juist de verandering voor medewerkers bleek bepalend.
Veel medewerkers werkten al jarenlang op dezelfde manier. De overstap naar Business Central vroeg daarom niet alleen om nieuwe processen, maar ook om tijd, training en begeleiding. Zoals Christine terugkijkt op het traject: “De druk zat erop, en daardoor vergeet je soms om collega’s mee te nemen in het proces . Je wilt als bedrijf vooruit, maar zo’n implementatie heeft ook impact op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Als er voldoende tijd was geweest, hadden we meer aandacht besteed aan training en begeleiding van het team. Door mensen in een vroeg stadium bij het project te betrekken, bereid je ze beter voor en kun je ze misschien zelfs enthousiast maken.”
Die ervaring heeft Yama waardevolle inzichten opgeleverd. Een ERP-implementatie is niet alleen een technisch project, maar vooral ook een verandertraject. Het succes wordt niet alleen bepaald door het systeem, maar ook door de mate waarin medewerkers worden meegenomen in de verandering. Dat vraagt om duidelijke keuzes, een realistische planning en aandacht voor adoptie vanaf de start.
Business Central als fundament voor verdere optimalisatie
Vandaag vormt Business Central de kern van de bedrijfsvoering. Verkoop, inkoop en finance draaien op het platform, aangevuld met oplossingen voor documentverwerking, scanning in het magazijn, kwaliteitsdata en koppelingen met externe portals. Daarmee is de basis gelegd om processen verder te professionaliseren en minder afhankelijk te zijn van handmatige werkwijzen.
Een belangrijk inzicht uit de implementatie is het belang van goede data. Correcte en volledige artikelinformatie is essentieel voor rapportages, scanning, compliance en toekomstige toepassingen met AI. Daarom werkt Yama stap voor stap aan verdere optimalisatie.
“Dat we de livegang achter de rug hebben, betekent niet dat we klaar zijn. Juist nu begint de echte optimalisatie. We hebben hiervoor een stabiele basis waarop we verder kunnen bouwen, samen met een partner die meedenkt in oplossingen.”
Vooruitkijken en slimmer werken
Voor dtnext ligt de waarde in die combinatie van een sterke basis en een praktische vervolgaanpak. Door samen te bouwen aan betere processen, betrouwbare data en slimme toepassingen ontstaat ruimte om de organisatie verder te professionaliseren. Zo groeit Yama stap voor stap toe naar een toekomstbestendige, datagedreven manier van werken, zonder het karakter van het familiebedrijf te verliezen.