Waarom een onafhankelijke consultant de kans op een succesvolle Business Central-implementatie vergroot

Bij grote ERP-implementaties, zoals een implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central, ligt de focus vaak op de keuze van de implementatiepartner. Terecht, want die partner brengt kennis van de software, de inrichting en de projectaanpak mee. Toch wordt één belangrijke succesfactor vaak onderschat: de inzet van een ervaren, onafhankelijke consultant aan de kant van de klant.

Tijdens mijn laatste opdracht bevond ik mij namelijk niet aan de kant van de implementatiepartner, maar werkte ik juist binnen de klantorganisatie. Mijn rol was om het project intern te ondersteunen, kennis over ERP-implementaties in te brengen en de belangen van de organisatie te bewaken. Die ervaring heeft mij geleerd dat een externe consultant aan klantzijde een belangrijke bijdrage kan leveren aan de kwaliteit, snelheid en beheersbaarheid van een implementatie.

Een ERP-implementatie is vooral een organisatieverandering

Een ERP-implementatie wordt vaak gezien als een technisch project. In de praktijk is het vooral een organisatieverandering. Processen veranderen, medewerkers moeten anders gaan werken, afdelingen moeten keuzes maken en bestaande werkwijzen worden kritisch bekeken.  Besluiten die tijdens de implementatie worden genomen, hebben vaak jarenlang invloed op de dagelijkse bedrijfsvoering. De implementatiepartner richt zich logischerwijs op het realiseren van de afgesproken scope binnen planning en budget. Maar wie bewaakt de belangen van de klantorganisatie? Wie zorgt ervoor dat interne keuzes goed worden vastgelegd, dat verwachtingen realistisch blijven en dat er voldoende aandacht is voor adoptie en kennisoverdracht?

Daar ontstaat de meerwaarde van een onafhankelijke consultant.

De brug tussen organisatie en implementatiepartner

In deze opdracht ondersteunde ik de klantorganisatie op verschillende gebieden.

Het opstellen van projectdocumentatie zoals:

• Projectplan
• Conversieplan
• Testplan
• Werkinstructies
• Acceptatieprocedures

Dit zijn documenten die vaak als “bijzaak” worden gezien, maar juist essentieel zijn voor een gestructureerde implementatie. Ze zorgen voor duidelijkheid over verantwoordelijkheden, planning, risico’s en verwachtingen.

Daarnaast speelt de voorbereiding van de dataconversie een belangrijke rol.. Veel organisaties onderschatten hoeveel werk het is om bestaande gegevens op te schonen, te verrijken en geschikt te maken voor migratie. Door hier vroeg aandacht aan te besteden worden problemen tijdens latere projectfasen voorkomen.

Kritisch meekijken zonder tegenstander te zijn

Een ander belangrijk onderdeel van mijn rol was het kritisch beoordelen van voorstellen en keuzes binnen het project.

Dat klinkt misschien alsof er sprake is van controle of wantrouwen, maar dat was zeker niet het geval. Juist een goede implementatiepartner waardeert een professionele gesprekspartner aan klantzijde.

Dankzij mijn jarenlange ervaring met Business Central-implementaties kon ik vragen stellen zoals:

• Is deze oplossingsrichting toekomstbestendig?
• Sluit dit ontwerp aan bij standaardfunctionaliteit?
• Is de voorgestelde hoeveelheid maatwerk werkelijk noodzakelijk?
• Is de ureninschatting realistisch?
• Welke risico’s brengt deze keuze met zich mee?

Door deze gesprekken vroegtijdig te voeren worden verrassingen later in het project voorkomen. Niet omdat de implementatiepartner fouten maakt, maar omdat complexe projecten altijd baat hebben bij een extra paar ervaren ogen.

Bescherming tegen de “alles moet anders”-reflex

Bij vrijwel iedere implementatie ontstaat op een bepaald moment de wens om processen volledig naar het nieuwe systeem toe te buigen. Gebruikers zien mogelijkheden voor optimalisatie en vragen om aanpassingen, uitbreidingen of maatwerk.

Dat is begrijpelijk, maar niet altijd verstandig.

Een onafhankelijke consultant kan helpen om onderscheid te maken tussen:

• Werkelijke bedrijfsbehoeften
• Persoonlijke voorkeuren
• Historische werkwijzen
• Wensen die ook met standaardfunctionaliteit kunnen worden ingevuld

Vanuit mijn ervaring kon ik gebruikers helpen begrijpen wanneer een aanpassing daadwerkelijk waarde toevoegt en wanneer het verstandiger is om aansluiting te zoeken bij bewezen standaardprocessen. Dat voorkomt niet alleen extra kosten, maar maakt toekomstige upgrades en beheer ook eenvoudiger.

Meer structuur tijdens het testen

Een succesvolle implementatie staat of valt uiteindelijk met de acceptatietesten.

Veel organisaties hebben beperkte ervaring met het organiseren van gestructureerde testtrajecten. Daardoor worden testen soms uitgevoerd zonder duidelijke scenario’s, rapportage of opvolging van bevindingen.

Door intern de testcoördinatie te ondersteunen konden we zorgen voor:

• Duidelijke testscenario’s
• Een overzichtelijke planning
• Heldere verantwoordelijkheden
• Gestructureerde registratie van bevindingen
• Tijdige opvolging van actiepunten

Hierdoor ontstond niet alleen meer grip op de kwaliteit van de oplossing, maar ook meer vertrouwen bij de uiteindelijke gebruikers.

Een investering die zichzelf terugverdient

Het inhuren van een onafhankelijke consultant lijkt op het eerste gezicht een extra kostenpost binnen een toch al omvangrijk project. In de praktijk blijkt het vaak een investering die zichzelf terugverdient.

Door betere besluitvorming, minder onnodig maatwerk, betere voorbereiding van de dataconversie, strakkere testtrajecten en een kritisch oog op planning en scope kunnen grote risico’s vroegtijdig worden onderkend en beheerst.

Bovendien krijgt de interne organisatie toegang tot kennis en ervaring uit eerdere implementaties, zonder volledig afhankelijk te zijn van de implementatiepartner.

Checklist: wanneer is een onafhankelijke consultant vooral waardevol?

De meerwaarde is vaak het grootst wanneer:

• er weinig ERP-ervaring aanwezig is binnen de organisatie;
• meerdere afdelingen tegelijkertijd betrokken zijn;
• er veel discussies ontstaan over maatwerk en procesinrichting;
• interne medewerkers beperkt beschikbaar zijn naast hun dagelijkse werkzaamheden;
• de implementatie grote impact heeft op de bedrijfsvoering.

Juist in dit soort trajecten kan extra begeleiding aan klantzijde zorgen voor meer rust, betere keuzes en een grotere kans op succes.

Meer dan een extra paar ogen

Grote Business Central-implementaties zijn niet alleen een technische uitdaging, maar vooral een organisatorische verandering. Een goede implementatiepartner blijft daarbij onmisbaar, maar juist bij grotere projecten is het verstandig om ook aan klantzijde ervaren begeleiding te organiseren.

Een onafhankelijke consultant fungeert als brug tussen gebruikers, management en implementatiepartner. Hij helpt bij projectbeheersing, bewaakt de belangen van de organisatie, brengt implementatie-ervaring in en zorgt ervoor dat besluiten worden genomen op basis van inzicht en realisme.

Mijn recente ervaring vanuit de klantorganisatie heeft mij opnieuw bevestigd dat dit geen overbodige luxe is. Integendeel: bij grotere ERP-projecten kan een onafhankelijke consultant aan klantzijde het verschil maken tussen een systeem dat wordt opgeleverd en een implementatie die daadwerkelijk succesvol wordt.