Verouderde ERP software leidt tot extra kosten en onnodige risico’s

door Gijs van Os

Veel productiebedrijven werken al jaren met hetzelfde ERP-systeem. Vaak functioneert het nog prima voor de dagelijkse werkzaamheden. Tegelijkertijd veranderen processen, klantverwachtingen en technologie in hoog tempo. Wat ooit een goede oplossing was, kan daardoor ongemerkt een rem worden op verdere groei en efficiëntie. Dat wordt niet altijd direct zichtbaar. Steeds vaker ontstaan aanvullende Excel-bestanden, maatwerkoplossingen of koppelingen om processen te ondersteunen.

Wat begint als een praktische oplossing, zorgt er na verloop van tijd voor dat het ERP-systeem minder goed aansluit op de manier waarop de organisatie werkt. Tegelijkertijd nemen de uitdagingen rondom integraties, beveiliging, wet- en regelgeving en toekomstige innovaties toe. De vraag is dan niet of het ERP-systeem vandaag nog werkt, maar of het ook klaar is voor de uitdagingen van morgen.

Legacy software

Veel bedrijven werken al jaren met dezelfde ERP-versie. Niet omdat het systeem niet meer werkt, maar omdat andere prioriteiten vaak voorgaan. Intussen veranderen processen, groeit de organisatie en ontstaan nieuwe eisen rondom integraties, rapportages en wet- en regelgeving. Om toch door te kunnen werken, worden er uitbreidingen gebouwd, Excel-bestanden toegevoegd of andere workarounds ingezet. Dat lijkt praktisch, maar zorgt er vaak voor dat het ERP-systeem steeds minder goed aansluit op de dagelijkse praktijk. Welke risico’s brengt dat met zich mee? En welke kansen laat je liggen?

Verlies van bedrijfsgegevens

Met een verouderd ERP-systeem loop je het risico dat de ERP-leverancier vroeg of laat geen ondersteuning meer biedt. De kans stijgt daardoor dat een calamiteit grote gevolgen heeft, bijvoorbeeld bij een gecrashte database. Zonder actieve ondersteuning ben je bij storingen of technische problemen vaak op jezelf aangewezen. Wanneer er geen recente back-up beschikbaar is, kunnen belangrijke bedrijfsgegevens verloren gaan. Ook de herstelkosten komen dan volledig voor eigen rekening en ondertussen ligt het gebruik van het ERP-systeem mogelijk stil.

Daarnaast wordt het steeds lastiger om nieuwe software, beveiligingsupdates en integraties te combineren met een verouderde ERP-omgeving. Organisaties raken hierdoor afhankelijk van technologie die minder goed aansluit op de huidige eisen rondom veiligheid, flexibiliteit en samenwerking. Een bekend voorbeeld is de aanschaf van nieuwe werkplekken. Nieuwe laptops en desktops worden geleverd met de nieuwste besturingssystemen, terwijl oudere ERP-oplossingen daar niet altijd mee overweg kunnen. Hierdoor ontstaat een groeiende afhankelijkheid van verouderde hardware en software.

Het risico zit daarbij niet alleen in de techniek, maar vooral in de impact op de continuïteit van bedrijfsprocessen.

Onnodige (terugkerende) kosten

Een verouderd ERP-systeem kost u hoe dan ook extra geld. Vroeg of laat zijn aanpassingen nodig als gevolg van veranderingen in wet- en regelgeving, zoals een btw-wijziging of nieuwe boekhoudregels. Ook ontwikkelingen in de communicatie met banken, leveranciers en klanten, bijvoorbeeld via EDI of API-koppelingen vragen om aanpassingen.

Met een verouderd ERP-systeem ben je dan vaak gedwongen om maatwerk weer aan te passen. Dat zijn terugkerende kosten die in feite overbodig zijn. Je betaalt immers ook al elk jaar een vast bedrag aan onderhoudskosten, wat softwareleveranciers gebruiken om nieuwe functionaliteiten te ontwikkelingen, gebruiksgemak te verbeteren en noodzakelijke aanpassingen in wet- en regelgeving op te nemen in de nieuwe versie van de applicatie. Organisaties die niet meebewegen naar een actuele versie profiteren beperkt van deze ontwikkelingen, terwijl ze er indirect wel aan bijdragen.

Met andere woorden: de onderhoudskosten komen vooral ten goede aan andere klanten van de ERP-leverancier, maar zelf heb je hier geen profijt van. De kosten van een verouderd ERP-systeem zitten dan ook vaak niet in de software zelf, maar in alles wat eromheen gebouwd moet worden.

De voordelen van Microsoft Dynamics 365 Business Central

Naast de risico’s en kosten van een verouderd ERP-systeem gaan er vaak ook kansen verloren. ERP-leveranciers investeren onder meer in het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid, een aspect dat gebruikers erg belangrijk vinden. Neem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gebruikers werken vanuit hun eigen rol en zien alleen de informatie en prestatie-indicatoren die voor hen van belang zijn. Dit zorgt voor meer overzicht en maakt het eenvoudiger om snel de juiste informatie te vinden.

Daarnaast biedt Business Central uitgebreide mogelijkheden voor dashboards, rapportages en realtime inzichten. Actuele gegevens kunnen overzichtelijk worden weergegeven in tabellen, grafieken en diagrammen, waardoor beter onderbouwde beslissingen kunnen worden genomen.

Doordat Business Central onderdeel is van het Microsoft-platform, ervaren veel gebruikers de omgeving als vertrouwd en intuïtief. De integratie met Microsoft 365 en andere applicaties zorgt ervoor dat informatie eenvoudiger beschikbaar is en processen beter op elkaar aansluiten. En of je nu op kantoor, in de productiehal of onderweg bent, je kunt gemakkelijk inloggen met elk device.

Een ander belangrijk voordeel is de flexibiliteit. Medewerkers kunnen veilig werken vanaf kantoor, thuis of onderweg, via laptop, tablet of smartphone. Hierdoor sluit het systeem beter aan bij de manier waarop organisaties vandaag de dag werken.

Releasebeleid

Business Central werkt volledig in de cloud. Een belangrijk voordeel hiervan is dat de omgeving continu wordt doorontwikkeld. Microsoft brengt regelmatig nieuwe functionaliteiten, verbeteringen en beveiligingsupdates uit, waardoor je altijd beschikt over de laatste versie van de applicatie. En sluit de software aan op actuele wet- en regelgeving.

Hierdoor heb je geen hoge kosten meer voor grote updates met de nodige implementatie kosten daarvan.

Apps

Er worden geen aanpassingen gemaakt in de standaardsoftware van Business Central. In plaats daarvan zijn er Apps (extensies) beschikbaar voor uiteenlopende bedrijfsprocessen. Vanuit dtnext werken we hiervoor samen met betrouwbare leveranciers die hun oplossingen actief onderhouden en doorontwikkelen. Hierdoor kan het benodigde maatwerk tot een minimum worden beperkt waarmee de risico’s en kosten voor het up-to-date houden van klantspecifieke aanpassingen substantieel beperkt worden.

Integratie

De kans is groot dat je moet integreren met het systeem van leveranciers, klanten en bijvoorbeeld CAD-systemen. Business Central beschikt over uitgebreide API-mogelijkheden waarmee gegevens veilig en efficiënt kunnen worden uitgewisseld met andere systemen. Hierdoor is het steeds minder nodig om bestanden handmatig uit te wisselen. Dat voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt ervoor dat gegevens in verschillende systemen beter op elkaar aansluiten.

Werken vanaf iedere locatie

Organisaties werken vandaag anders dan 10 jaar geleden. Medewerkers werken vanaf kantoor, huis of onderwerp, en verwachten overal toegang tot actuele informatie. Denk aan het groeiende belang van after-sales activiteiten, met als gevolg dat steeds meer servicemedewerkers ook onderweg toegang moeten hebben tot het ERP. Verouderde ERP-systemen zijn hier niet of nauwelijks op. Gevolg is dat de meeste applicaties op een andere plek dan kantoor niet toegankelijk zijn en informatie meerdere keren moet worden ingevoerd waardoor bedrijfsprocessen inefficiënt verlopen met een verhoogde kans op fouten.

Business Central maakt het mogelijk om veilig online toegang te krijgen tot het ERP-systeem, waardoor gebruikers vanaf elke willekeurige locatie met een pc, laptop, tablet of smartphone rechtstreeks in het systeem kunnen werken.