Van order tot onderhoudscontract: de volledige levenscyclus in één systeem

Een industrieel maakbedrijf dat op projectbasis werkt, heeft een unieke uitdaging: elk klantorder is in feite een klein bouwproject. Er is een engineeringsfase, een inkoopfase, een productiefase, een assemblagefase, een leveringsfase, en daarna begint de servicefase pas. Elke fase heeft zijn eigen mensen, zijn eigen informatie en zijn eigen tijdlijn.

In veel bedrijven leven die fasen ook in eigen systemen. Engineering werkt in een PLM- of CAD-omgeving. Planning werkt met een projecttool of spreadsheet. Finance werkt in het ERP. Service heeft weer een eigen systeem voor contracten en werkorders. En mogelijk logt productie in op een apart MES.

Het gevolg: informatie die opnieuw ingevoerd moet worden bij elke overdracht. Fouten die erin sluipen door vertaalslagen. Een serviceafdeling die een machine moet onderhouden zonder te weten hoe die precies is opgebouwd. En een projectmanager die pas na drie vergaderingen weet waar het project echt staat.

We hebben samen met Staedean onze kennis en ervaring gebundeld om dit anders aan te pakken. Met een end-to-end oplossing die specifiek is gebouwd voor hoe industriële maakbedrijven werken.

Eén systeem van aanbieding tot installatie

De oplossing die we samen hebben gebouwd gebruikt Microsoft Dynamics 365 Business Central als fundament en voegt daar branchespecifieke bouwblokken aan toe. Alle fasen van een klantorder — van verkoopkans tot projectoplevering — zijn geïntegreerd in hetzelfde systeem, met dezelfde data.

Je maakt een projectofferte met een gedetailleerde kosten- en werkstructuur. Die offerte wordt bij gunning omgezet naar een project, met dezelfde structuur als basis voor het budget. Vanuit de projectplanningsregels stuur je direct de logistieke processen aan: inkooporders voor materialen die extern worden ingekocht, productieorders voor componenten die intern worden gemaakt, en transferorders voor materialen die naar de projectlocatie moeten.

Productieorders zijn niet losgekoppeld van het project, ze zijn er een verlengstuk van. Wanneer een productieorder wordt afgesloten, stroomt het WIP (work-in-progress) automatisch door naar het project. De projectmanager ziet de voortgang van de productie zonder de productiehal in te hoeven lopen.

Resources als verbindende factor

In een projectgerichte productieomgeving werken dezelfde mensen aan projecttaken én productietaken. Een lasser die ’s ochtends aan een productieorder werkt, is ’s middags misschien bezig met een assemblage voor een lopend project. En dezelfde persoon staat morgen misschien ingepland voor een service-interventie bij een klant.

De oplossing die we inrichten maakt dat zichtbaar en beheersbaar. Resources worden toegewezen als operator aan bewerkingsstappen in de routing, het systeem plant de capaciteit van het werk- of machinecentrum, terwijl de werkelijke bestede tijd via de resourcetaak wordt geregistreerd. Zo combineer je machine-efficiency met menselijke flexibiliteit, zonder dat je de controle verliest.

De overdracht naar service: geen nieuw begin

Als de machine is opgeleverd, begint een nieuw hoofdstuk. In de meeste bedrijven is dat ook echt een nieuw begin: de serviceafdeling neemt het over met een dun dossier en weinig kennis van wat er precies is ingebouwd. Dat leidt tot langere servicetijden, meer fouten en ontevreden klanten.

In de oplossing die we samen hebben gebouwd, is de overdracht van project naar service een automatische stap. Vanuit de projectoplevering wordt een service-object aangemaakt dat exact de opbouw van de machine vastlegt: welke componenten zijn ingebouwd, van welk type, met welk serienummer. Items die tijdens het project zijn verbruikt en zijn gemarkeerd als ‘service-item’, worden automatisch aan dit service-object gekoppeld.

De serviceafdeling heeft daarmee bij aanvang van het contract al een volledig ‘as-installed’-dossier. Dat service-object vormt de basis voor het servicecontract, de onderhoudsplanning én de werkorders. Reparaties en revisies kunnen worden afgehandeld als een apart project, met budgetten, mijlpalen en factuurschema’s, zodat ook de after-sales commercieel en operationeel strak gemanaged wordt.

Van offerte tot servicecontract — in één systeem

Industriële maakbedrijven die hun volledige waardeketen willen beheersen — van de eerste offerte tot een servicecontract met een looptijd van tien jaar — hebben een systeem nodig dat die complexiteit van nature begrijpt. Dat systeem hebben dtnext en STAEDEAN samen gebouwd. Niet als een generiek ERP dat je verbouwt, maar als een oplossing die begint bij de realiteit van jouw branche.