Output management: Elke klant andere documenten. Zo houd je grip

door: Jan-Frederik Kobus

Een levering bestaat zelden uit alleen een pakbon en een factuur. Certificaten, laadinstructies en klantspecifieke bijlagen moeten op het juiste moment beschikbaar zijn, met de juiste gegevens en in de juiste versie. Zeker bij internationale handel kan één ontbrekend of onjuist document het proces verstoren. Documenten vormen het fundament onder contracten en leveringen. Zeker bij verkoop- en inkoopcontracten, leveringen en internationale handel is de juiste documentenset essentieel. Denk aan certificaten, pakbonnen, laadinstructies, facturen en klantspecifieke bijlagen. Al die documenten moeten op het juiste moment beschikbaar zijn, met de juiste gegevens en in de juiste vorm.

In de praktijk blijkt dat vaak lastiger dan het klinkt. Organisaties die werken met Microsoft Dynamics 365 Business Central of Finance & Supply Chain Management kunnen gebruik maken van de standaard mogelijkheden voor documentbeheer, maar zodra documenten per klant, land of proces moeten verschillen, wordt het al snel complex. Aanpassingen kosten tijd, vragen vaak om technische kennis en vergroten de kans op fouten.

Centraal beheren

De Output management app helpt om deze processen eenvoudiger te maken. Zo beheer je documenttemplates en documentensets op een overzichtelijke manier vanuit één centrale omgeving, direct gekoppeld aan je ERP-omgeving. Per klant of proces kun je vastleggen welke documenten nodig zijn, welke gegevens uit het systeem moeten worden gebruikt en welke aanvullende informatie moet worden toegevoegd. Zo ontstaat er een documentproces dat beter aansluit op de werkelijkheid van je organisatie.

Vraagt een klant standaard om een extra certificaat bij iedere internationale levering? Dan leg je die regel één keer vast, in plaats van dat een medewerker dit bij iedere order opnieuw moet controleren.

De kracht van de app zit niet alleen in automatisering, maar vooral in controle. Gebruikers kunnen documenten vooraf bekijken, beoordelen en daarna eenvoudig versturen. De gegenereerde documenten worden automatisch opgeslagen in SharePoint, terwijl de koppeling in het ERP-systeem beschikbaar blijft. Daardoor is informatie gemakkelijker te vinden en voorkom je dat verschillende versies naast elkaar blijven bestaan.Voor organisaties met veel documentstromen levert dat rust op. Medewerkers hoeven niet telkens opnieuw te controleren welke bijlage, instructie of tekst bij welke klant hoort. De afspraken liggen vast in templates en instellingen. Dat maakt het proces minder afhankelijk van handmatig werk en persoonlijke kennis. Tegelijk blijft er ruimte om documenten af te stemmen op specifieke klantwensen of wettelijke eisen.

Daarnaast sluit de oplossing goed aan bij het uitgangspunt om de kern van je ERP-systeem zo standaard mogelijk te houden. In plaats van maatwerk diep in het systeem te bouwen, voeg je flexibiliteit toe met het Microsoft Power Platform. Daarmee blijft je omgeving beter beheersbaar en kun je sneller inspelen op nieuwe vragen vanuit klanten, processen of regelgeving.