Met NextPaint naar verkoopfacturen die wél direct kloppen

door: Johan de Jong

Bij klanten in de verfbranche zie ik elke dag van dichtbij hoe het facturatieproces werkt. Juist daar wordt duidelijk hoe belangrijk het is dat verkoopfacturen niet alleen efficiënt worden aangemaakt, maar ook direct de juiste en volledige informatie bevatten. In deze blog neem ik je mee in hoe NextPaint daarbij ondersteunt.

Verkooporders aanmaken en producten leveren aan klanten: het hoort bij de dagelijkse praktijk. Verkoopfacturen maken en versturen gebeurt meestal op vaste momenten, bijvoorbeeld één keer per week. Contantfacturen vormen hierop een uitzondering. Voor het complete facturatieproces is er binnen NextPaint een specifieke rol aangemaakt om onze klanten hierbij te ondersteunen zodat alle te nemen stappen voor dit proces eenduidig vastliggen.

Van controlelijst tot verzamelfactuur

NextPaint helpt je om vóór het factureren alles goed te controleren. Je ziet in één overzicht welke posities zijn geleverd en beoordeelt direct of prijzen, kortingen en marges kloppen. Ook kun je per klant instellen hoe de verzamelfactuur wordt opgebouwd: apart per referentie, werk, verzendadres of pakbon, of juist als complete verzamelfactuur. Daarbij kies je zelf de sortering, bijvoorbeeld op ordernummer of referentie.

Het verzenden van de verkoopfacturen kan via e-mail, EDI, Peppol, DICO (voorheen Sales in de bouw) en ook nog via een print-out. Zie hiervoor ook de eerdere blogs.

Voorkom vragen achteraf

Factureren moet natuurlijk zo efficiënt mogelijk verlopen, maar minstens zo belangrijk is dat de klant direct begrijpt wat er op de verkoopfactuur staat. Hoe duidelijker de informatie, hoe kleiner de kans op vragen of discussie over de betaling. Die duidelijkheid begint al bij het aanmaken van de verkooporder, bijvoorbeeld door werken en referenties meteen goed vast te leggen.

Leg klantafspraken direct goed vast

In NextPaint leg je die duidelijkheid eenvoudig per klant vast. Je bepaalt bijvoorbeeld of velden zoals “Uw referentie”, “Afgehaald door”, “Besteld door” en “Werknummer” verplicht zijn. Ook kun je alle werken van een klant vastleggen, als een soort projectenlijst. Medewerkers kiezen dan bij het aanmaken van een verkooporder altijd het juiste werk. Staat één van deze parameters aan? Dan kan de verkooporder pas worden geleverd zodra het verplichte veld is ingevuld.

Een verplicht veld alleen is vaak niet genoeg. Een medewerker kan dan alsnog iets invullen als “nog opvragen”, waarna de verkooporder gewoon geleverd kan worden. Terwijl klanten soms juist werken met vaste werkcoderingen of werkbonnen, zoals Pxxxxx of Rxxxxx. Die codering moet dan ook correct op de verkoopfactuur terechtkomen.

In NextPaint is hiervoor een functionaliteit aanwezig om een invoer af te dwingen. In dit voorbeeld moet de codering voor “Uw referentie” een ‘P’ zijn gevolgd door 5 cijfers. In dien de invoer hier niet aan voldoet wordt er een foutmelding gegeven:

Sneller betaald, minder gedoe

Wanneer je dit goed inricht, staat alle informatie die de klant nodig heeft direct op de verkoopfactuur. Zo kan de klant de factuur zonder extra vragen verwerken in de projectadministratie. De kans dat een factuur terugkomt omdat er iets ontbreekt, wordt daarmee veel kleiner. En hoe minder herstelwerk achteraf, hoe sneller de factuur binnen de afgesproken termijn kan worden betaald.