Meer controle, minder handwerk: optimaliseer finance met Business Central

Een efficiënte financiële administratie is essentieel voor elke organisatie die wil groeien zonder grip te verliezen. Toch kost het verwerken van transacties, afstemmen van gegevens en opstellen van rapportages in de praktijk vaak meer tijd dan nodig. Met de juiste inzet van functionaliteiten in Microsoft Dynamics 365 Business Central kunnen veel van deze processen slimmer, sneller en minder foutgevoelig worden ingericht.
Drie scenario’s:

1. Hoe verdeel je kosten of opbrengsten over meerdere perioden, zonder extra handmatige boekingen?
2. Hoe verdeel je kosten of opbrengsten eenvoudig over meerdere afdelingen?
3. Hoe combineer je beide (perioden én afdelingen) vanuit één boeking?

Voor elk scenario laten we zien hoe je dit inricht in Business Central.

1. Hoe verdeel je kosten of opbrengsten over meerdere perioden, zonder extra handmatige boekingen?

Soms zijn er situaties waarbij je de kosten of opbrengsten over meerdere perioden wilt verdelen. In Business Central heb je dan de mogelijkheid om met een uitstelsjabloon (code) te werken. Op de uitstelsjabloonkaart geef je aan over hoeveel perioden de kosten of opbrengsten moeten worden verdeeld en een uitstelrekening (een tussenrekening om de periodieke boeking uit te voeren).

Hieronder een voorbeeld van een uitstelsjabloonkaart, op deze kaart is er aangeven dat kosten/opbrengsten over 3 maanden worden verdeeld. Je kunt tevens aangeven:

• welk deel van het bedrag moet worden verdeeld (uitstelpercentage)
• wanneer de verdeling moet starten
• hoe het bedrag moet worden verdeeld
• welke tussenrekening moet worden gebruikt om de extra journaalposten te maken (uitstelrekening)

Bij het invoeren van de inkoopfactuur kun je op regelniveau aangeven welke uitstelcode gebruikt moet worden, in dit voorbeeld 3M (kosten worden verdeeld over 3 maanden).

Onderstaand is een screenshot opgenomen van de journaalpost die wordt aangemaakt. De grondslag voor de btw en het btw-bedrag worden geboekt op 5 januari. Vervolgens vindt er een overboeking plaats naar de tussenrekening. Daarna wordt maandelijks een boeking gemaakt waarbij de kosten vanuit de tussenrekening worden verwerkt.

Indien er toch een ander startmoment of verdeling van het totaalbedrag wenselijk is, dan is dit eenvoudig aan te passen door op de uitstelcode te klikken op de regel van de inkoopfactuur. Hierdoor wordt een extra scherm getoond waarin je dit kan aanpassen. Via de knop ‘Schema berekenen’ wordt het schema opnieuw berekend op basis van de aangepast invoer.

Tip: Je kan een uitstelcode ook gebruiken in een verkoopfactuur of memoriaal.

Voordelen:

• Kosten / opbrengsten worden in de juiste periode verantwoord
• Geen extra handmatige boekingen uitvoeren en daardoor minder kans op fouten

2. Hoe verdeel je kosten of opbrengsten eenvoudig over meerdere afdelingen?

Het verdelen van kosten of opbrengsten over meerdere afdelingen brengt veel administratieve handelingen met zich mee. Naast het boekhoudpakket wordt er vaak in Excel een overzicht bijgehouden om te bepalen hoe een en ander verdeeld moet worden. In Business Central heb je de mogelijkheid om te werken met een Toewijzingsrekening.

Hieronder zie je een screenshot van een Toewijzingsrekening. Je benoemt de toewijzing en koppelt per regel de juiste grootboekrekening. In dit voorbeeld worden automatiseringskosten verdeeld over meerdere afdelingen.

Om de kosten te verdelen naar een afdeling zoals Finance of Marketing moet je op regelniveau de betreffende dimensie toewijzen. Hieronder screenshots van de toewijzing per afdeling.

Het boeken van een inkoopfactuur in combinatie met een toewijzingsrekening

Moet een inkoopfactuur worden verdeeld? Per regel kies je het type dat van toepassing is: Artikel, Grootboekrekening, Resource, Vast Activum, Toeslag of Toewijzingsrekening.

In dit voorbeeld hebben wij de Toewijzingsrekening ITOVERIG ingevoerd.

Als we nu een voorbeeld van de journaalpost laten zien, dan wordt het volgende getoond:

Tip: Je kunt een toewijzingsrekening ook gebruiken in een verkoopfactuur of memoriaal.

Voordelen:

• Eenvoudige opzet voor het doorbelasten naar andere afdelingen in de applicatie
• Geen extra handmatige boekingen uitvoeren en daardoor minder kans op fouten

3. Hoe combineer je beide (perioden én afdelingen) vanuit één boeking?

Het is ook mogelijk om een toewijzingsrekening te gebruiken in combinatie met een uitstelcode.

Hieronder een voorbeeld van de boeking waarbij zowel een uitstelsjabloon en een toewijzingsrekening worden gebruikt. De kosten worden verdeeld over meerdere perioden en over meerdere afdelingen.