Hoe je je organisatie voorbereidt op het Digital Product Passport, zonder groot IT-project

Het Digital Product Passport komt eraan. De eerste verplichtingen starten in 2027 en daarna volgt een gefaseerde uitrol naar vrijwel alle productcategorieën in de EU. De reflex in veel organisaties is voorspelbaar: we wachten tot de regels definitief zijn, of we starten meteen een groot IT-project.

Beide zijn niet nodig.

De realiteit is simpeler. Het Digital Product Passport vraagt geen compleet nieuwe organisatie of een nieuw systeemlandschap. Het vraagt vooral dat je beter vastlegt wat je toch al doet: productdata, supply chain informatie en traceability.

De vraag is dus niet: welke tool heb je nodig? Maar: hoe maak je slim gebruik van wat je al hebt?

Wat er daadwerkelijk verandert

Het Digital Product Passport is in de basis niets meer dan een digitale dataset gekoppeld aan een product. Denk aan informatie over:

• herkomst en materialen
• duurzaamheidsdata
• reparatie en onderhoud
• end-of-life en recycling

Deze data moet beschikbaar, deelbaar en controleerbaar zijn over de hele keten. Dat klinkt overzichtelijk. In de praktijk betekent het dat je organisatie anders moet omgaan met data.

Niet achteraf verzamelen. Maar vastleggen tijdens het proces.

Waar organisaties vandaag staan

In gesprekken zien we vaak hetzelfde beeld:

• productdata zit deels in ERP
• leveranciersdata zit in mails en documenten
• duurzaamheidsdata zit in losse files
• traceability is beperkt of inconsistent

Het werkt zolang niemand er echt naar vraagt. Maar daar zit de crux, een Digital Product Passport vraagt om een consistente dataset op productniveau. En dat is precies waar het schuurt.

De verkeerde reflex

Veel organisaties denken: “Dit lossen we straks op met een DPP-tool.” Maar het paspoort zelf is niet het probleem. De uitdaging zit juist in de data die ontbreekt, onbetrouwbaar is of niet gekoppeld is. Een extra tool lost dat niet op. Die maakt het vooral zichtbaar.

En als de basis niet klopt, wordt DPP een handmatig en foutgevoelig proces. Of plat gezegd “bagger in = bagger uit”.

Now – Next – Later: een pragmatische aanpak voor succes

Je hoeft dit niet in één keer goed te doen. Sterker nog: dat werkt meestal niet. Een betere aanpak is stap voor stap. Met een praktische insteek, zonder big bang implementatie.

Now — inzicht en basis op orde

Begin met wat je al hebt.

• Welke productdata leg je vandaag vast?
• Waar zitten de gaten?
• Welke producten worden waarschijnlijk als eerste geraakt?

Focus op inzicht.

Next — processen en traceability verbeteren

Daarna ga je gericht verbeteren.

• traceability op batch of serieniveau
• koppeling tussen inkoop, productie en productdata
• structuur in leveranciersinformatie

Dit zijn geen nieuwe processen. Dit zijn bestaande processen die scherper moeten.

Later — koppeling naar DPP

Pas daarna komt de stap naar:

• QR-codes
• DPP-platforms
• datadeling met externe partijen

Tegen die tijd heb je iets wat werkt. Geen theoretisch model, maar data die al leeft in je organisatie.

Waar ERP een rol speelt

Voor de meeste organisaties ligt de sleutel niet in een nieuw systeem, maar in het beter benutten van ERP.

Een systeem zoals Business Central bevat al veel van wat je nodig hebt:

• productdata en stuklijsten
• leveranciersinformatie
• batch- en serienummer tracking
• productie- en logistieke data

Daarnaast wordt het steeds beter mogelijk om ook duurzaamheidsinformatie vast te leggen op productniveau, zoals recyclebaarheid en end-of-life informatie.

Belangrijk om scherp te houden: ERP maakt geen Digital Product Passport. Het zorgt dat je de data voor handen hebt om er één te maken.

Waar begin je concreet?

Houd het klein en concreet:

1. Kies één productgroep
2. Breng in kaart welke data je hebt en mist
3. Controleer je traceability
4. Betrek één of twee leveranciers
5. Leg afspraken vast over data

Binnen een paar weken zie je al waar de knelpunten zitten.

Waarom (af)wachten het moeilijker maakt

Veel organisaties wachten tot hun sector ‘aan de beurt is’. Maar tegen die tijd moet je niet alleen data verzamelen, maar ook:

• processen aanpassen
• leveranciers meenemen
• systemen koppelen

Dat kost tijd, en vaak meer dan verwacht. En dat terwijl je dagelijkse werkzaamheden ook gewoon doorgaan.