De kracht van standaardprocessen in ERP

Waarom je niet altijd alles moet willen aanpassen en hoe standaard vaak beter werkt

Wanneer je op het punt staat aan de slag te gaan met een nieuw ERP loop je al snel tegen de vraag: Passen wij ons aan het systeem aan, of passen we het systeem aan ons aan?

Het is verleidelijk om te denken dat het ERP-systeem zich volledig moet voegen naar de manier waarop je nu werkt. Maar na ruim 25 jaar ervaring weet ik dat de grootste winst juist zit in het omarmen van de standaardprocessen. De vraag is: durf je de verleiding van maatwerk te weerstaan? Hier zijn de belangrijkste redenen waarom dat loont én welke alternatieven er zijn voor maatwerk.

1. Standaardprocessen gebaseerd op best practices

Veel bedrijven denken dat hun processen uniek zijn. Maar in de praktijk blijkt vaak: anderen hebben dezelfde uitdagingen al opgelost. Pakketten zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central zijn in tientallen jaren opgebouwd en verrijkt met kennis uit heel veel bedrijven uit heel veel branches. De processen die erin zitten zijn eigenlijk best practices, getest en gebruikt door duizenden bedrijven wereldwijd. Door je processen hierop af te stemmen, profiteer je niet alleen van bewezen werkwijzen, maar ook van toekomstige innovaties.

2. Minder maatwerk = minder risico

Vaak merk ik dat organisaties maatwerk toe willen voegen “omdat het zo hoort”. Maar elke aanpassing brengt risico’s met zich mee: hogere kosten, langere doorlooptijd en afhankelijkheid van consultants of developers. Bovendien levert maatwerk vaak gedoe op bij updates, alles wat afwijkt van de standaard moet opnieuw getest en gevalideerd worden. Blijf je zoveel mogelijk in de standaard, dan blijft het systeem stabiel en beheersbaar.

3. Snellere implementatie en lagere kosten

Projecten die leunen op de standaardprocessen gaan veel sneller live. Er hoeft minder ontwikkeld en getest te worden en dat scheelt enorm in tijd en geld. Bovendien merk ik dat eindgebruikers sneller overweg kunnen met de standaardfunctionaliteit, die sluit beter aan op bestaande documentatie, training en bestaande kennis.

4. Focus op wat écht onderscheidend is

Natuurlijk zijn er altijd processen die uniek zijn. Dáár moet je wel een uitbreiding of specifieke oplossing voor inzetten. En als uitbreiding op de standaard absoluut noodzakelijk is, zijn er meerdere mogelijkheden om deze gewenste functionaliteiten toe te voegen.

5. Add-ons als aanvulling op de standaard

Naast de standaardoplossing zijn er add-ons voor Business Central: branchegerichte uitbreidingen die waardevolle functionaliteit toevoegen, zonder dat je zelf maatwerk hoeft te ontwikkelen.

Voorbeeld 1 – NextPaint voor de Verfbranche
In de verf- en coatingsbranche spelen uitdagingen als ADR, verkoop van mengkleuren en basissen, balieverkoop, contantfacturen , backorders en complexe prijstabellen. Branche add-ons zoals NextPaint leveren hier kant-en-klare functies die direct aansluiten op de praktijk.

Voorbeeld 2 – Advanced Job Management (AJM) voor prefab productie
Bij prefab productie gaat het om project gestuurde productie, complexe stuklijsten en integratie van verkoop, productieplanning en afleverplanning. Prefab is een bouwmethode waarbij constructiedelen van tevoren worden geproduceerd en vervolgens naar de locatie worden getransporteerd om daar te worden geassembleerd.
Deze add-on vult dit verder aan met branchespecifieke functies, zodat de hele keten – van offerte tot productie en levering – efficiënt en foutloos verloopt.

6. Dataverse als alternatief voor maatwerk in standaardpakketten

Soms past een proces niet in de standaard, en is er ook geen add-on beschikbaar. Dan kan Dataverse met Power Apps, Power Automate en Power BI een betere oplossing bieden dan maatwerk binnen Business Central. Dat gaat sneller, is flexibeler en houdt je ERP en CRM schoon – ideaal bij toekomstige upgrades. In veel trajecten zie ik een combinatie van Dynamics 365 CE en Business Central, aangevuld met de add-on voor projecten in Business Central. CE ondersteunt het offertetraject, waar verkoopmedewerkers calculaties en offertes vastleggen. Zodra een offerte akkoord is, loopt dit via Dataverse door naar Business Central, waar het project verder wordt opgezet en uitgevoerd.

Via virtualisatie kan CE rechtstreeks data uit BC gebruiken – zoals artikelen, stuklijsten of projectgegevens, projectsjablonen – zonder deze te dupliceren. Dat betekent dat verkoop en projectuitvoering werken in dezelfde omgeving, maar ieder in het systeem dat het beste bij hun proces past.

7. Toekomstbestendig met updates en integraties

Business Central wordt continu doorontwikkeld, met maandelijkse updates en twee grote releases per jaar. Hoe dichter je bij de standaard blijft – aangevuld met add-ons en eventueel Dataverse – hoe makkelijker je profiteert van die innovaties en hoe stabieler je landschap blijft.

Standaard waar het kan, flexibel waar nodig

Na 25 jaar in dit vak weet ik: de kracht van ERP zit niet in eindeloos maatwerk, maar in de juiste combinatie van:
• Standaardprocessen die gebaseerd zijn op best practices
• Add-ons die branchekennis toevoegen, zoals in de verf- of betonindustrie
• Dataverse voor bedrijfsspecifieke uitbreidingen buiten het ERP

Zo maak je je organisatie wendbaarder, verlaag je de risico’s en hou je ruimte om je te onderscheiden waar dat echt nodig is.

En dtnext biedt de omgeving en kennis om dit op te zetten.

En één uitspraak gebruik ik nog steeds vaak bij klanten: