Welk ERP-systeem past bij een verfgroothandel? Dit moet je weten vóór je kiest
Verfgroothandels stappen niet over op een nieuw ERP omdat hun oude systeem kapot is. Ze stappen over omdat het systeem hun dagelijkse werk niet meer ondersteunt: balies die traag werken, mengorders die verkeerd gaan, voorraadverschillen tussen filialen en administratieve processen die steeds meer handwerk vragen.
Toch blijkt een nieuw ERP kiezen lastig. Niet omdat ERP ingewikkeld is, maar omdat veel systemen op papier hetzelfde lijken, terwijl ze in de praktijk totaal verschillend presteren. Vooral in een branche met mengprocessen, variabele verpakkingen en snelle filialen.
1. Kan het ERP omgaan met de dagelijkse realiteit van de verfgroothandel?
In de verfgroothandel draait alles om snelheid en foutloos werken. Daarom is de belangrijkste vraag niet of een ERP “kleurmengprocessen ondersteunt”, maar hoe het dat doet.
Een systeem kan bijvoorbeeld recepturen opslaan, maar faalt als het niet automatisch de juiste variant, batch of verpakkingsgrootte koppelt. Of als het mengproces losstaat van de orderflow, waardoor medewerkers moeten improviseren.
Het verschil tussen systemen zit niet in features, maar in de mate waarin ze de dagelijkse praktijk begrijpen, en dus problemen voorkomen die bij andere ERP’s pas later in het proces zichtbaar worden.
2. Voorkomt het systeem fouten, of registreert het ze alleen?
Veel ERP’s zijn goed in vastleggen wat er gebeurd ís. Maar in de verfgroothandel wil je vooral dat het systeem voorkomt dat dingen verkeerd gaan.
Denk aan:
- kleurcodes die niet matchen
- verkeerde mengrecepten
- orders die niet synchroniseren tussen balie en magazijn
- producten die op papier op voorraad zijn, maar in het filiaal ontbreken
Een ERP dat meedenkt, waarschuwt bijvoorbeeld automatisch wanneer een receptuur ontbreekt, wanneer een klant een afwijkende kleurhistorie heeft, of wanneer een verpakking inconsistent is met het geselecteerde recept.
Fouten voorkomen gaat direct naar de onderkant van je winst- en verliesrekening, en is dus strategischer dan het lijkt.
3. Draagt het ERP bij aan margeverbetering?
Directies vragen zelden expliciet: “Hoe verbeter ik mijn marge via ERP?” Maar dat is uiteindelijk wel waar de keuze om draait. Inzicht in marge komt niet uit het grootboek, maar uit operationele data: rotatiesnelheid, voorraadwaarde, retouren, leveranciersperformance, kleurverbruik en klantomzet.
Een geschikt ERP laat precies zien welke productgroepen winstgevend zijn, welke kleuren of verpakkingen margedrukkers zijn, en waar onnodige voorraad ligt. Daardoor kun je sturen op feiten in plaats van op gevoel, iets wat in veel verfgroothandels nog verrassend weinig gebeurt.
4. Groeit het systeem mee met je organisatie?
Verfhandels groeien vaak sneller dan hun systemen. Nieuwe filialen, B2B-portalen, webshops, projectverkoop of internationale leveranciers: ieder onderdeel vraagt flexibiliteit van je ERP.
De echte test is niet of een ERP nu werkt, maar of het over vijf jaar nog steeds past. Een systeem dat zonder maatwerk kan opschalen naar extra locaties, nieuwe verkoopkanalen of andere werkwijzen voorkomt dat je opnieuw moet investeren.
5. Past het ERP in je totale digitale keten?
Mengmachines, leveranciersportals, logistieke software, e-commerce, CRM: een verfgroothandel werkt met meer systemen dan ooit. Een ERP moet daar niet naast staan, maar ertussen.
Software die niet goed integreert, veroorzaakt vertraging, dubbele invoer en fouten die zich opstapelen. Een ERP dat wél centraal staat, zorgt dat elke afdeling met dezelfde gegevens werkt — van leverancier tot mengmachine tot boekhouding.
De juiste ERP-keuze voor een verfgroothandel draait niet om het systeem met de meeste functies, maar om het systeem dat het beste aansluit bij je dagelijkse praktijk én je toekomstige groei.
Als een ERP de mengprocessen, filialen, voorraadlogica en marge-inzichten van jouw organisatie begrijpt, wordt het geen administratieplatform maar een groeimotor.