Van offerte tot uitvoering: hoe krijg je als organisatie grip op projectmatig werken

Projectmatig werken is de norm in veel organisaties. Of het nu gaat om klantopdrachten, interne verbetertrajecten of productontwikkeling, duidelijke doelstellingen en strakke planningen zijn er vaak wel. Maar in de uitvoering gaat het regelmatig nog mis. Deadlines worden niet gehaald, kosten lopen op, en rapportages blijken achterhaald tegen de tijd dat ze besproken worden.

Wat ligt daaraan ten grondslag? In veel gevallen: versnippering. De informatie die nodig is om een project goed aan te sturen, zit verspreid over verschillende systemen en afdelingen. Verkoop, planning, uitvoering, tijdregistratie en facturatie opereren los van elkaar. Daardoor ontbreekt overzicht, is bijsturen lastig en kost het veel tijd om tot betrouwbare inzichten te komen.

Eén platform voor het gehele projectproces

Ook wanneer er meerdere projecten tegelijkertijd lopen, en waarbij samenwerking tussen teams cruciaal is, biedt een geïntegreerde aanpak uitkomst. Microsoft Project Operations is een platform dat alle fases van het projectproces ondersteunt: van offerte tot uitvoering en facturatie. In plaats van losse systemen, werk je met één centrale bron van waarheid.

Door deze centrale werkwijze ontstaat er meer grip. Projectstatus, inzet van mensen, voortgang ten opzichte van planning, openstaande facturen of capaciteitsbehoefte. Alles is realtime inzichtelijk. En dankzij de koppeling met ERP-oplossingen, zoals Business Central, kunnen processen verder worden gestroomlijnd.

Projectplanning met structuur en flexibiliteit

Zo is het plannen van projecten één van de belangrijkste onderdelen van Project Operations. Het platform ondersteunt de projectleider bij het opzetten van takenstructuren, het importeren van bestaande planningen en het visueel beheren van afhankelijkheden. Daardoor wordt het eenvoudiger om projecten realistisch te plannen én op tijd bij te sturen. Bijvoorbeeld wanneer taken vertragen of de scope tussentijds wijzigt.

Slimmere besluitvorming met AI en Copilot

Om net nog even een stapje verder te gaan en het plannen en beheren van projecten makkelijker te maken, kan je binnen Project Operations gebruikmaken van AI via Microsoft Copilot. Deze virtuele assistent helpt bij het opstellen van statusrapportages, uitvoeren van risicoanalyses of analyseren van trends in je projectdata. Naarmate het systeem meer leert van eerdere projecten, worden de suggesties en inzichten ook steeds relevanter.

Zo hebben we voor een grote IT-dienstverlener Project Operations zo ingericht dat Copilot bij het openen van een project automatisch een risicoanalyse genereert op basis van eerdere knelpunten, betrokken resources en verwachte doorlooptijden. Dat scheelt hen niet alleen tijd, maar maakt het ook makkelijker om proactief te handelen.

Resourcebeheer: de juiste mensen op de juiste plek

Naast planning draait projectmanagement om het efficiënt inzetten van mensen. Project Operations helpt bij het koppelen van taken aan medewerkers op basis van beschikbaarheid, vaardigheden, rol en ervaring. Ook rekening houdend met werkroosters, afwezigheid en eventuele afwijkende werktijden.

Daarmee geef je jouw teamleden inzicht in hun eigen taken en kunnen ze uren registreren, materiaalgebruik vastleggen of onkosten indienen. Allemaal in dezelfde omgeving. Deze data stroomt direct door naar het ERP-systeem, zodat ook je financiële processen up-to-date blijven.

Groeit mee met je organisatie

Een groot voordeel van Project Operations is dat het een modulaire opzet heeft – in simpele woorden: is opgebouwd uit bouwstenen. Daardoor kan je klein beginnen, bijvoorbeeld met resourceplanning of alleen het stroomlijnen van facturatie. Later kan je daar eenvoudig meer onderdelen aan toevoegen, zoals taakbeheer, rapportages of integratie met de financiële administratie.
Daarnaast kun je ook een koppeling leggen naar Microsoft Teams, zodat projectleden rechtstreeks binnen de projectomgeving communiceren. Alle berichten en notities worden automatisch gekoppeld aan het juiste projectdossier.

Van fragmentatie naar regie

Projecten worden steeds complexer en de verwachtingen van klanten nemen toe. Juist daarom is het belangrijk dat je als organisatie niet blijft werken met versnipperde tools en handmatige processen. Met een geïntegreerd systeem als Project Operations ontstaat er overzicht, grip en ruimte voor continue verbetering.

Of je nu klein begint of op zoek bent naar een complete projectoplossing: de stap naar een centraal platform helpt je organisatie vooruit.