Slim samenwerken met AI: zo haal je waarde uit automatisering

Stel je een digitale assistent voor die met je meedraait in je werkdag. Eentje die de data in je ERP en CRM kent, je meetings volgt en automatisch zorgt dat afspraken, acties en klantinformatie netjes worden vastgelegd.

Geen systeem dat controleert of overneemt, maar een slimme collega die het voorwerk doet. Zie het als een ‘Chief of Staff’ die naast je staat in Dynamics 365.

De ‘robot’ uit de mens halen

Het doel van AI is niet om mensen te vervangen, maar om de ‘robot’ uit het werk te halen. Door repetatieve handelingen te automatiseren, krijgt je team de ruimte voor zaken die er echt toe doen: aandacht voor klanten, beter samenwerken en het bouwen van relaties.

AI neemt het repeterende werk over, de mens blijft verantwoordelijk voor context, keuzes en nuance. Precies die balans maakt technologie waardevol.

De snelle winst: nooit meer handmatige verslagen

Die visie begint in de praktijk heel concreet. Vaak met één van de meest herkenbare tijdvreters in elk team: het uitwerken van meetings en klantgesprekken.

We kennen de routine: na een goed klantgesprek ben je nog 30 minuten bezig met het uitwerken van notities en actiepunten. Met Copilot in Dynamics 365 is dat inmiddels verleden tijd. Zodra de call eindigt, staat er een loepzuivere samenvatting inclusief de juiste ‘Call to Actions’ klaar in je CRM. Snel, foutloos en direct actiegericht.

Samenvattingen zijn pas het begin

Die tijdwinst is meteen voelbaar, maar vormt vooral het startpunt. Want op het moment dat gesprekken automatisch worden vastgelegd en verrijkt met context uit CRM- en ERP-data, ontstaat er iets groters. Informatie wordt niet alleen vastgelegd, maar direct verbonden aan processen, verantwoordelijkheden en vervolgstappen. Zo wordt data geen archief, maar een actief onderdeel van je dagelijkse werk.

Waar de echte transformatie begint

De werkelijke waarde van AI ontstaat waar slimme technologie en dagelijkse processen naadloos samenkomen. Niet in losse functies, maar in hoe teams samenwerken, beslissingen nemen en vooruitkijken. Juist hier kan vandaag de meeste impact worden gemaakt op samenwerking en groei. Enkele concrete voorbeelden zijn:

1. Real-time Battlecards & tips in Microsoft D365 :Het live tonen van “battlecards”, fiches met informatie over concurrenten of producten, ondersteunt salesmedewerkers tijdens gesprekken. Deze functionaliteit wordt ingericht in de Sales Hub, waar trefwoorden (zoals concurrentnamen) worden gekoppeld aan de informatie die Copilot tijdens het gesprek toont.
2. De autonome Sales Order Agent in Business Central: In plaats van dat je binnendienst handmatig orders overtikt uit e-mails, herkent Copilot nu zelfstandig klantgegevens en artikelen in een inkomend mailbericht. Het resultaat? De voorraad wordt gecheckt en er staat direct een concept verkooporder klaar in Business Central. Je team hoeft alleen nog maar te controleren en te bevestigen. De administratieve druk op je backoffice verdwijnt vrijwel volledig.
3. Democratisering van data in Customer Insights: Waar complexe segmentaties vroeger het domein waren van data-analisten, kunnen marketeers nu zelf vragen stellen in natuurlijke taal. Query Assist vertaalt deze vragen direct naar technische filters op basis van live data. Dit verlaagt de drempel tot diepgaande inzichten en maakt krachtige marketing-intelligence beschikbaar voor de hele organisatie. (Preview feature)
4. De “Collection Coordinator” in Business Central: Debiteurenbeheer vraagt om zorgvuldigheid, timing en de juiste toon, maar kost in de praktijk veel tijd en aandacht. Copilot fungeert hier als een empathische maar scherpe assistent voor je financiële afdeling. Wat het doet: Het vat de betaalgeschiedenis van een klant samen en stelt gepersonaliseerde herinneringsmails op die rekening houden met de specifieke situatie van die klant (bijvoorbeeld: “We zien dat factuur X nog openstaat, terwijl project Y net succesvol is afgerond”).

Human in the loop

Overigens ben ik een groot voorstander van human in the loop. Niet voor niets benadrukt Microsoft dit expliciet in haar AI-oplossingen. AI genereert voorstellen op basis van data, zoals finance- of projectinformatie, maar blijft altijd adviserend.

De verantwoordelijkheid ligt bij de mens: om te beoordelen, te nuanceren en te beslissen. Juist die laatste stap maakt het verschil tussen automatiseren en daadwerkelijk verbeteren. AI versnelt en ondersteunt, maar gezond verstand, context en ervaring blijven onmisbaar.

De perfecte mix

Zetten we dit af tegen het idee van ‘de robot uit de mens halen’, dan ontstaat de ideale balans. AI neemt het repetitieve, tijdrovende werk uit handen en zet alvast slimme voorstellen klaar. De mens voegt daar interpretatie, empathie en strategisch inzicht aan toe. Zo blijft technologie een versterker van teams in plaats van een vervanger.

Het resultaat: meer focus op samenwerking, betere beslissingen en ruimte voor groei, precies waar organisaties vandaag het verschil maken.