Rapportages in Business Central: document- en rapportlay-outs slim inzetten
In mijn werk als consultant zie ik het regelmatig terugkomen: organisaties die worstelen met hun rapportages en documentlay-outs. Facturen die er nét niet representatief uitzien, bestellingen die lastig aan te passen zijn of interne rapportages die niet aansluiten bij de behoefte van de gebruikers. Vaak komt dit doordat men vasthoudt aan de standaardinstellingen, terwijl Business Central juist veel mogelijkheden biedt om documenten eenvoudig en professioneel op maat te maken.
Waar vroeger RDLC-lay-outs nodig waren, werk je tegenwoordig veel sneller met Word en Excel.
Documentlay-outs voor klanten en leveranciers
Zo kun je voor zowel klanten als leveranciers zelf eenvoudig documentlay-outs instellen. Hiermee bepaal je hoe offertes, facturen of bestelbonnen eruitzien. Je kunt verschillende lay-outs koppelen aan één relatie, zodat je per klant of leverancier kunt kiezen welk documentdesign het beste past.
Selectie van rapportlay-outs
Zijn er meerdere versies van een rapport beschikbaar? Dan kun je via de rapportlay-out selectie instellen welke versie standaard gebruikt moet worden. Dit geeft je de flexibiliteit om per bedrijf te kiezen.
Aangepaste lay-outs
Voor rapporten zijn standaard een aantal verschillende lay-outs beschikbaar. Maar je kunt ook als gebruiker eigen varianten maken. Voor alle lay-outs geldt dat ze dezelfde onderliggende gegevens van het rapport gebruiken. Het is echter wel mogelijk om een andere stijl, opbouw of opmaak te gebruiken.
Je kunt hierbij kiezen tussen Word- en Excel-lay-outs, afhankelijk van wat je prettiger vindt om mee te werken.
Word en Excel lay-outs
- Word-lay-outs: een professionele uitstraling voor bijvoorbeeldoffertes of contracten. Je kunt eenvoudig de opmaak aanpassen, logo’s toevoegen en lettertypes wijzigen.
- Excel-lay-outs: vooral handig voor rapporten met veel cijfers of tabellen. Je kunt alle voordelen van Excel gebruiken, zoals formules, draaitabellen en grafieken.
Extra functionaliteiten met Business Central’s add-ins
Het was al mogelijk om in Word velden uit een rapport los of in een tabel te plaatsen. Met de nieuwe Business Central add-in voor Word gaat dat nog een stap verder.
Handige extra’s: commentaar en verbergen van velden
- Commentaarvelden: voeg toelichtingen of interne opmerkingen toe, zonder dat ze op de definitieve versie verschijnen.
- Verbergen van velden, kolommen en rijen: maak je rapporten overzichtelijker door irrelevante informatie te verbergen. Denk bijvoorbeeld aan het uitschakelen van velden met een waarde ‘0’.
Aan de slag met Document- en rapportlay-outs
Met de uitgebreide mogelijkheden voor rapport- en documentlay-outs in Business Central bepaal je zelf hoe documenten eruitzien, welke informatie je toont. Hiermee presenteer je je bedrijf zich presenteert richting klanten en leveranciers.
Wil je weten hoe jouw organisatie dit het beste kan inrichten? Onze specialisten helpen je graag met advies, implementatie en training.
